"Aumenta la produttività dei tuoi dipendenti"
Per avere un'azienda sempre al TOP!
È giugno, fa caldo, e la produttività dei tuoi dipendenti scende sempre di più… no, ovviamente non dipende certo dalle alte temperature questo calo di risultati (o forse in parte, ma ha a che fare con la stanchezza, e vedremo come affrontare anche questo problema).
Sta di fatto che un dipendente improduttivo può farti perdere molto in termini di guadagno e di reputazione del brand.
Come fare allora per portare ai massimi l’efficienza di chi lavora per te?
Lo scopriremo in questo articolo.
Cosa intendiamo per “produttività” dei dipendenti
Comincia con il porti queste domande: sei un datore di lavoro che perde opportunità d’oro a causa della scarsa produttività dei dipendenti?
I tuoi dipendenti non consegnano il lavoro secondo le tue esigenze e sei preoccupato?
Allora hai un problema: problema che tra l’altro costa alle aziende italiane ogni anno una perdita di milioni di euro, i quali potrebbero essere invece impiegati per produrre ancora di più!
Ma cosa intendiamo quando parliamo di produttività dei dipendenti?
Per dirla semplicemente, la produttività dei dipendenti è la produzione oraria per lavoratore.
I datori di lavoro identificano la necessità di impiegare più o meno lavoratori in qualsiasi progetto in base a questa metrica.
La produttività viene allora misurata attraverso i ricavi generati.
Se la produttività aumenta, seguono le entrate e viceversa, con conseguente profitto o perdita.
Ma questo molto probabilmente già lo sai.
E sai anche che non tutti i dipendenti sono produttivi.
Quello che forse non sai, invece, è che la loro produttività dipende dal loro interesse, motivazione e soddisfazione lavorativa.
Cosa comporta in pratica un dipendente produttivo all'azienda
Tu che ci segui da tempo sai che ci piace parlare chiaro, e fare esempi pratici.
Ecco perciò che per “dipendente produttivo” qui ci riferiamo a chi completa il proprio lavoro al momento o prima dell’orario previsto.
Pertanto, il tempo rimanente può essere assegnato ad un altro compito.
Se i tuoi dipendenti sono produttivi, fai caso a come la loro qualità del lavoro e il tempo impiegato per svolgere una singola attività migliorano notevolmente.
Se disponi di una forza lavoro produttiva che si dedica al proprio lavoro, questo alleggerirà il percorso dell’organizzazione per raggiungere il tuo obiettivo finale come imprenditore.
Se i tuoi dipendenti non sono produttivi fatti furbo e adopera delle strategie
Capita però di non essere spesso fortunati, e che i dipendenti, nel migliore dei casi, si limitino a fare quello che devono, senza quel guizzo in più.
Nel peggiore restano molto indietro, ritardando consegne, bilanci, scadenze e ricavi.
Ovviamente come imprenditore non puoi assistere inerte a tutto questo.
Ti serve un piano d’azione.
Adopera delle strategie efficaci, e vedrai che la produttività dei tuoi dipendenti aumenterà considerevolmente.
Le vedremo insieme.
Prima però ricorda questo: la chiave per aumentare la produttività dei dipendenti nasce da una buona comunicazione.
La soluzione? Comunicare in maniera efficace!
Comunicazione significa parlare a due vie. Quindi devi parlare oltre che ascoltare, non solo dettare.
Ciò si tradurrà in un elevato coinvolgimento dei dipendenti.
Comunicando puoi sradicare idee sbagliate e incomprensioni e definire chiaramente le tue esigenze.
Quando comunichi capisci i dipendenti. Li osservi e sai se sono motivati o meno.
Allo stesso modo, i dipendenti sono tranquilli sapendo che se devono affrontare un problema possono chiarirlo ponendo domande.
Ciò supera le barriere, e chi lavora per te e la tua azienda, anziché dedicare più tempo alla comprensione del lavoro da solo, può concentrarsi sul suo ruolo principale.
Anche perché pare che i lavoratori trascorrano in media il 20% della loro settimana lavorativa raccogliendo informazioni o rintracciando qualcuno che potrebbe aiutarli in compiti specifici.
Essere maggiormente comunicativo dunque per te imprenditore diventa fondamentale.
Ora passiamo ai fatti, allo spiegarti cioè quali possono essere le strategie per aumentarla effettivamente questa produttività di chi lavora per te imprenditore, che magari sei stressato e in questo periodo avresti proprio bisogno di una marcia in più.
Dopo esserci soffermati sulla buona comunicazione, fondamentale e alla base di tutto se si vogliono ottenere risultati concreti, vediamo quali altre strategie possono servire per far lavorare meglio e di più i propri dipendenti.
Stabilisci degli obiettivi intelligenti, con criteri prestabiliti
Se hai bisogno che i tuoi obiettivi vengano raggiunti bene e in fretta, è importante fissare una specie di tabella di marcia, ma che abbia criterio e che sia intelligente.
Gli obiettivi intelligenti imprimono infatti una vera direzione sia a te che ai tuoi dipendenti.
Come farlo?
In base a criteri prestabiliti, da valutare attentamente: in questo modo raggiungerai obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, realistici e tempestivi.
Allo stesso tempo potrai monitorare e valutare le prestazioni dei tuoi dipendenti.
Perché tutto ciò è importante?
Perché se gli obiettivi sono generici o sembrano impossibili da raggiungere, porterebbero di sicuro alla non comprensione o al fallimento.
Con ruoli di lavoro poco chiari o obiettivi dei dipendenti non concreti ed intelligenti, il tuo personale rimarrebbe confuso, incapace di completare le attività tempestive.
Ciò significa che il business ne risentirà.
Stai attento al perfezionismo e alla cosiddetta “microgestione”
Apriamo qui una breve parentesi per ricordarti, se sei tra gli imprenditori perfezionisti, che proprio il perfezionismo è un atteggiamento che non porta a buoni risultati, anche se a te sembra esattamente il contrario!
È saggio infatti fissare obiettivi brevi che non siano microgestiti.
La microgestione richiede la perfezione in ogni dettaglio: cosa che a te appare fondamentale e invece si rivela dannosissima.
Il motivo? Concentrarsi sui minimi dettagli significherebbe perdere di vista gli obiettivi più grandi.
Quindi, definisci i risultati anziché i singoli passaggi e lascia che i tuoi dipendenti facciano il resto.
Lascia perdere le riunioni che non sono necessarie
Diciamocelo una volta per tutte: in molte aziende si muore di “riunionite”!
Non si può infatti indire una riunione per ogni sciocchezza, perché i dipendenti accumuleranno lavoro e lo sbrigheranno poi male e lentamente.
Insomma, cerchiamo di essere pratici: non tutti i dipendenti sono abbastanza sicuri da poter parlare di fronte agli altri.
Incontri quotidiani e magari improvvisi potrebbero spaventarli.
Ecco perciò che dedicherebbero più tempo alla preparazione della riunione che al loro lavoro principale.
Inoltre, se commettono errori, poi non supererebbero facilmente l’imbarazzo.
Tutti questi problemi richiedono tanto tempo e portano a una perdita di produttività.
Un consiglio? Se le riunioni non sono proprio necessarie (tipo, una al mese più lunga e una alla settimana veloce) usa le e-mail per trasmettere aggiornamenti più brevi, se importanti.
Facendo coì i tuoi dipendenti si concentreranno sulle loro mansioni principali, in modo da portarti risultati migliori.
Formazione, formazione, formazione!
Per creare una forza lavoro produttiva la formazione continua e lo sviluppo delle compentenze sono degli strumenti importantissimi che spianano la strada all’elevata efficienza.
I dipendenti ben formati diventano infatti esperti nel loro campo.
Con l’esperienza migliorano le loro abilità, il che aumenta il loro entusiasmo per il lavoro.
È necessario pertanto riuscire a fornire una formazione specifica per le esigenze di tutti i tuoi dipendenti.
È acclarato che la formazione, se ben attuata, motiva i dipendenti, e i dipendenti motivati sono più impegnati nel proprio lavoro.
Questo alla fine riduce anche il tasso di turnover, portando un buon nome alla tua azienda, per quanto piccola possa essere.
I dipendenti ben formati, inoltre, praticherebbero anche la condivisione delle conoscenze, mettendo a loro agio anche i neoassunti.
Bene, anche per oggi è tutto.
La prossima settimana ci concentreremo su strategie attinenti la persona dei tuoi dipendenti, più che il lavoro in senso stretto.
Continuiamo il nostro “viaggio” nell’analisi della produttività dei dipendenti: un argomento interessante che non si finisce mai di conoscere adeguatamente.
Come imprenditore avrai senz’altro intuito, speriamo, che chi lavora per te ha bisogno di pause, tempo per sé stessi e meno stress per essere più produttivo.
Già, perché se tu carichi di lavoro i lavoratori della tua impresa, non otterrai alcun risultato positivo.
Le mansioni cominceranno invece ad essere svolte in maniera sempre più superficiale e sbagliata, proprio perché il dipendente è stanco o stressato o insoddisfatto.
Ora vedremo insieme allora quali sono le cose che puoi fare per venire incontro al tuo personale e al contempo aumentare la produttività della tua azienda.
Continua a dare spazio allo smartworking
Sebbene alcuni credano il contrario, il lavoro a distanza, soprattutto eseguito da personale femminile, aumenta la produttività invece che diminuirla.
Si tratta forse (quella della tendenza allo smartworking) dell’unica conseguenza positiva portata dalla pandemia di Covid 19 di questi ultimi due anni e più. Ad ogni modo, il lavoro da casa può essere estremamente vantaggioso sia per te che per i tuoi dipendenti.
Come? Supponiamo ad esempio che un tuo dipendente sia uno studente part-time e che abbia un esame imminente nei giorni feriali.
Quindi si congeda per partecipare all’esame, ma all’improvviso l’esame viene posticipato alla settimana successiva.
Lo vedi il danno fatto in questo caso?
Due giorni sprecati, e in tutto ciò anche la prossima settimana prenderà le ferie!
Quindi, sii intelligente e lascia che i tuoi dipendenti lavorino da remoto in modo che la produttività dell’organizzazione non ne risenta.
Nemmeno per un solo giorno.
Fidati sempre dei tuoi dipendenti: evita le azioni da accentratore
Certo, ci rendiamo conto che sia normale avere un po’ di timore quando si tratta di dare fiducia e di affidare grosse responsabilità a qualcuno.
Nei tuoi pensieri potresti temere che i tuoi dipendenti non eseguano i progetti nel modo desiderato.
Essendo tu un accentratore ed un perfezionista (nell’articolo della scorsa settimana abbiamo affrontato quest’aspetto) tutto questo cosa significa?
Che devi dirigere tutte le attività da solo?
Oh, beh, se pensi di farcela accomodati pure!
In realtà ti diciamo che no, non è umanamente possibile.
Gestire tutto senza consultare gli altri prosciugherà le tue energie.
Quindi potresti non essere in grado di fare cose per le quali di solito sei molto bravo.
È meglio perciò fidarsi e assegnare compiti, delegare.
Lascia che i tuoi dipendenti facciano ciò in cui sono bravi mentre ti concentri sul quadro più ampio.
Alla fine li hai assunti proprio per questo motivo, no?
Eliminare gli errori minori porterà solo alla frustrazione e la tua produttività diminuirà.
Non lasciare che l’azienda soffra e credi nei tuoi lavoratori.
I dipendenti quando vengono affidati loro compiti importanti farebbero sforzi extra per non deluderti.
Quindi, sii positivo riguardo alla produttività dei tuoi dipendenti.
Allo stesso tempo non caricare alcuni di loro con mansioni troppo stressanti
Se è vero che non puoi fare tutto da solo, è anche vero il contrario: non puoi sovraccaricare i tuoi dipendenti di un super lavoro.
Rischieresti il cosiddetto “burn-out”, coè un esaurimento psicofisico delle loro capacità, e quindi addio produttività.
Ecco allora cosa potrebbe accadere: raramente rispettano le scadenze in tali circostanze e, incapaci di gestire il lavoro si sentiranno costantemente inutili.
Questo corto circuito di comportamenti porterà come conseguenza una riduzione dei livelli di produttività.
Come datore di lavoro, devi perciò prestare attenzione a questa situazione.
Non appesantire i tuoi dipendenti così tanto da continuare ad affidare loro compiti infiniti.
Piuttosto, agisci per prevenire il burnout.
Puoi ad esempio offrire permessi retribuiti o ferie obbligatorie in modo che i tuoi lavoratori possano staccare la spina per un po’.
Da alcuni sondaggi si è scoperto che oltre il 60% degli appartenenti alla generazione Z (quindi i più giovani) in tutto il mondo, ha riferito che questi vantaggi li avrebbero resi più produttivi.
Finora abbiamo avuto modo di farti comprendere che come titolare d’impresa e datore di lavoro hai delle responsabilità in tal senso.
Dopo aver analizzato tutti gli aspetti del lavoro che possano aumentare la produttività di chi lavora per te, oggi ci concentreremo sugli ultimi “dettagli”, a cui spesso non si pensa, ma che invece risultano importantissimi.
Vediamoli insieme.
Fornisci strumenti e attrezzature ergonomiche adeguate
Come sono fatte le sedie su cui i tuoi dipendenti siedono per lavorare per otto ore al giorno?
Sono comode, o troppo rigide, basse, e da causare un torcicollo?
E le scrivanie?
Hai pensato tutto secondo quella che viene chiamata “ergonomia”?
L’ergonomia si riferisce perciò al design confortevole dell’ambiente di lavoro.
Uno spazio di lavoro difficile da vivere può essere un grande detrattore di produttività. Immagina di provare a lavorare e di concentrarti su una progettazione tecnica, ma la tua schiena fa male perché il tuo sedile è problematico.
Ti concentreresti più sul dolore che sul tuo lavoro, con conseguente inefficienza.
Allo stesso modo, anche i tuoi dipendenti sarebbero improduttivi se si trovassero nelle stesse condizioni.
Sapevi che il mal di schiena costa indirettamente una riduzione della produttività dei dipendenti e influisce sul numero di giorni di assenza? Assicurati allora che il tuo ufficio abbia un buon design di tipo ergonomico.
E se c’è bisogno di concentrazione, devi facilitare anche quella; nessun rumore molesto o condizioni climatiche disagevoli.
L’ufficio deve disporre di mobili comodi, luci giuste, acqua potabile pulita, aria condizionata, e così via.
Punta sui giusti incentivi ed altri vantaggi
Offrire incentivi e altri vantaggi per incoraggiare i dipendenti a essere più efficienti è uno dei modi più efficaci per migliorare la produttività di chi lavora con te e per te.
Di incentivi al lavoro ne abbiamo parlato abbondantemente nei mesi scorsi sugli articoli di questo blog dedicati anche al welfare aziendale (puoi andarli a cercare utilizzando l’apposita funzione del “cerca”).
Qui oggi aggiungiamo solo che potresti prendere in considerazione la possibilità di fornire incentivi extra al tuo personale che si comporta al meglio e genera un lavoro eccezionale.
Pensiamo ad esempio a molti programmi di incentivi che possono spingere i dipendenti a prendere più iniziative nelle loro professioni, che vanno dall’apprezzamento dei riconoscimenti a livello di organizzazione, fino ai bonus monetari reali.
Festeggia sempre i risultati ottenuti, sia da te che da qualsiasi collaboratore
I manager e i datori di lavoro a volte trascurano di investire tempo per elogiare i dipendenti che ottengono risultati importanti, lavorando per promuovere l’obiettivo principale della loro azienda.
Non cadere nello stesso errore!
Concentrati sui risultati raggiunti dal tuo gruppo di lavoro, il tuo staff, come risultato dei loro sforzi.
Investire in qualche opportunità per complimentarsi con i tuoi collaboratori o dipendenti per il loro ottimo lavoro li aiuterà a sentirsi stimati e può spingerli a rimanere produttivi, impegnandosi al massimo nei loro progetti futuri.
Sii un buon leader affinché i tuoi dipendenti siano ancora più produttivi
Anche di leadership abbiamo parlato diffusamente in questi mesi, e ricorderai come essa sia una qualità “premium”, che davvero può cambiare il destino della tua impresa, piccola o media che sia.
Ci vogliono i veri leader per “scendere” al livello dei dipendenti (in realtà è più un confrontarsi che una discesa) per creare comprensione.
Sfortunatamente, non tutti i titolari di impresa vengono formati per guidare al meglio il timone di un’azienda.
Anzi, secondo alcuni sondaggi portati avanti tra i dipendenti di alcuni importanti aziende, il 60% di loro ritiene che i manager abbiano bisogno di una maggiore formazione sulla gestione.
Non è un risultato di cui vantarsi.
L’importante è capire che esiste una criticità e fare di tutto per risolverla.