Lavoratori dipendenti

Come ottenere il massimo da loro

Venerdì 6 agosto 2021

Oggi affronteremo la tematica della gestione del personale, cara a tutti i datori di lavoro, liberi professionisti e piccoli imprenditori.

Sappiamo che quando si lavora con più persone, e quando si hanno alle dipendenze dei lavoratori, i loro problemi possono costituire un freno al progredire dell’attività.

Tuttavia esistono delle strategie che possono far ottenere il massimo dal lavoro dipendente, convertendo i problemi dei lavoratori in opportunità.

Vediamo come fare.

Regola numero uno: evitare di danneggiare l'azienda

La gestione del personale, di qualunque tipo esso sia, non è mai facile: questo va sottolineato in partenza.

I problemi che quotidianamente un imprenditore affronta sono davvero tanti.

Dalla scarsa concentrazione di un lavoratore alla sua mancanza di impegno, dal non voler seguire le regole, al mancato aggiornamento delle procedure di esecuzione del lavoro, fino al cattivo equilibrio tra chi lavora per noi (litigi, incomprensioni, assoluta mancanza di collaborazione, e così via).

Tutto ciò può costituire un problema.

Ecco che dunque saper gestire bene il personale risulta una delle attività più importanti per far andare avanti un’azienda.

Scegliere tra capacità e competenze

Se il problema è rappresentato dall’inadeguatezza del lavoratore, è importante che come imprenditore ci si chieda cosa si desidera dal proprio dipendente: che possieda molte capacità, a discapito delle competenze, o il contrario?

Prima di rispondere andiamo un attimo a capire la differenza tra questi due concetti.

LE CAPACITÀ hanno a che fare con tutto quello che una persona sa fare spontaneamente, qualità innate che vengono acquisite senza nessuno sforzo o studio.

LE COMPETENZE sono invece tutte quelle abilità che il lavoratore ha acquisito con studi specifici, corsi, apprendimento mirato.

Dovrai essere tu a capire qual è la priorità per la tua azienda: hai più bisogno di persone che sappiano fare cose o di altre che sappiano risolvere problemi (problem solving) anche con poche competenze alle spalle?

In realtà l’ideale sarebbe assumere un dipendente che abbia entrambe queste caratteristiche.

Quali sono le inadeguatezze più comuni in un dipendente

Quando è che il tuo dipendente si dimostra inadeguato rispetto al ruolo assegnato?

L’inadeguatezza può dipendere sia dalla natura stessa, dal carattere del tuo dipendente, che da fattori indipendenti da lui, cioè quello che accade all’esterno: magari può succedere che il lavoratore non si integri con la squadra.

Di conseguenza può accadere che il tuo dipendente si lamenti continuamente, e che faccia lamentare gli altri lavoratori della tua azienda, oppure che non corregga i suoi errori e che non comunichi con nessuno, provocando notevoli disagi.

La domanda principale a questo punto è: cosa puoi fare tu, datore di lavoro?

Cosa può fare un datore di lavoro per risolvere questa situazione

Per sbloccare questa situazione stagnante potresti, come datore di lavoro, muoverti in due direzioni, dopo che hai preso la decisione di continuare a tenere nel tuo staff il lavoratore senza licenziarlo.

Ovviamente la soluzione non sarà certa, ma almeno vale tentare di sbrogliare quello che potrebbe rivelarsi un intricato problema.

  • Una prima soluzione potrebbe essere quella di spostare il dipendente in un altro reparto, con altri colleghi, o metterlo su un altro ruolo. In questo modo il lavoratore potrebbe trovare un mondo più consono alla sua personalità.
  • Una seconda soluzione vede invece l’impegno da parte del lavoratore stesso a modificare carenze e difetti, così da svolgere al meglio il proprio compito.

La prossima settimana ci soffermeremo proprio su questo argomento, in particolare sulla mappatura delle competenze dei dipendenti per meglio affrontare determinate problematiche.

Il dipendente che sta lavorando per te è quello giusto?

Se prima, nel mondo del lavoro, ad un imprenditore bastava semplicemente impartire istruzioni e doveri ad un dipendente, ed aspettarsi che le mansioni venissero svolte in maniera impeccabile, oggi, come ti sarai accorto nella tua piccola azienda, tutto è cambiato.

Dal momento che spesso, infatti, si lavora in team e le indicazioni del datore di lavoro, del “capo”, possono essere interpretate in maniera differente, bisogna concentrarsi sul “come” vengono interpretate le indicazioni.

Ecco perché è importante una mappatura delle competenze.

Di cosa si tratta nello specifico?

Cos'è una mappatura delle competenze

La mappatura delle competenze non è altro che un modello, una sorta di matrice al cui interno si possono trovare tutte le abilità (le competenze, appunto) che un lavoratore dovrà possedere, e in più tutti gli obiettivi che è realistico potersi attendere da un lavoratore.

In pratica, adottando questo metodo, come titolare di azienda potresti renderti conto di quanto rende un singolo dipendente in relazione alla mansione che è chiamato a svolgere.

A questo punto potresti chiederti: “ma per quale motivo devo far questo se al momento dell’assunzione ho studiato a fondo il curriculum dell’aspirante lavoratore, poi diventato dipendente effettivo?”.

La domanda in realtà è posta da un punto di vista sbagliato: se in sede di assunzione e durante i colloqui puoi infatti renderti conto di cosa potrebbe fare la persona “in teoria”, con la mappatura delle competenze scoprirai cosa REALMENTE è capace di fare chi hai assunto.

Magari quel lavoratore è davvero bravo in generale, ma non specificamente per la tua azienda o per un certo ruolo o area della stessa azienda.

Come effettuare una mappatura delle competenze

Fin qui dunque è chiaro.

Ora resta da mettere in atto il COME effettuare questa mappatura delle competenze di un dipendente.

La prima cosa da fare è quella di stendere il profilo del lavoratore che stai seguendo, mettendo in luce tutte le sue skills (di hard e soft skills abbiamo parlato in precedenti articoli del nostro blog).

Una volta assunto questo elenco, potrai fare un paragone con il profilo ideale che stavi cercando.

Nei punti in cui non combaciano competenze con ricerca ideale, allora dovrai sottolineare queste mancanze.

In questo modo potrai capire se la risorsa umana che stai analizzando può andare comunque bene per te solo con dei piccoli miglioramenti, oppure se è da eliminare all’interno del tuo organico.

Nel caso dei miglioramenti, va da sé che tu debba, come titolare di impresa, investire in formazione e continuo aggiornamento dei tuoi dipendenti.

Quando e quanto è utile la mappatura delle competenze di un dipendente

L’utilità di una mappa delle competenze su cui orientarsi è molto chiara: potrai assumere molto più velocemente, spostare dipendenti da un’area all’altra, trasferirli, se necessario, in maniera più semplice.

Anche il licenziamento diventa una scelta più consapevole e che potrà essere spiegata meglio al dipendente, ponendogli in luce tutti gli aspetti su dovrà impegnarsi per migliorare.

Una mappatura delle competenze può tornarti utile, infine, anche in fase di ricerca del personale, dal momento che così già sai con chiarezza quali abilità dovrai aspettarti.

Cosa accade quando sei confuso sul ruolo dei tuoi dipendenti/collaboratori

Ma cosa accade, in pratica, quando ti “scolleghi” dalle azioni dei tuoi dipendenti o collaboratori?

Se ti è già capitato puoi certamente testimoniare che in questi casi, come datore di lavoro, ti troverai innanzitutto a dover fronteggiare lo sbilanciamento dei carichi di mansione.

C’è insomma chi può consentirsi molte pause e chi non ha neppure il tempo per andare in bagno!

Oppure ti sarà capitato di trovarti di fronte a due dipendenti che hanno svolto lo stesso lavoro, con una conseguente perdita di tempo!

Tutto ciò conduce ad un’enorme confusione: l’azienda si perde nell’inefficienza e non si riesce a capire se serve nuovo personale.

Il dipendente già assunto, d’altro canto, penserà di non essere riconosciuto adeguatamente.

Come si fa a rimediare a questi pasticci?

Applicandosi nell’analisi dei ruoli per capire realtà dei fatti e potenzialità dei dipendenti.

Cercare di capire realtà dei fatti e potenzialità dei dipendenti

La prima cosa che devi fare per riprendere il controllo della situazione è molto semplice: parlare con i tuoi dipendenti.

Se la tua azienda è micro, o piccola, ciò appare più agevole: un colloquio infatti con i tuoi pochissimi collaboratori o lavoratori ti aiuterà a comprendere la specificità delle loro mansioni.

Diverso il caso delle aziende un po’ più grandi.

In questo caso non bisogna mai perdere il contatto con nessuno, e occorre cercare di capire la realtà dei fatti, confrontata alle potenzialità delle risorse.

Questo puoi farlo applicando un’adeguata analisi dei ruoli.

Si tratta, per dirla in parole spicce, di una sorta di fotografia della situazione reale: un quadro, un report dettagliato su chi fa cosa.

Da questa osservazione ed analisi ne può venire fuori un documento in costante aggiornamento, per consentirti di capire esattamente dove sta andando la tua azienda.

Una volta che avrai capito chi fa cosa sarà più semplice ridistribuire certe mansioni e definire i ruoli delle risorse in organico.

Se ti accorgi che Tizio si limita a compilare scartoffie invece che applicarsi alla ricerca di nuovi clienti (solo per un esempio concreto), allora dovrai provvedere immediatamente a cambiare la sua mansione.

Mutuo apprendimento o controllo unilaterale?

Per la stesura del report e del documento di monitoraggio potresti farti aiutare da qualcuno, magari esperto in gestione delle risorse umane, che ti tenga sempre aggiornato sull’andamento della situazione.

È importante, ad ogni modo, tenere conto di due principali modelli quando si tratta di monitorare le mansioni dei dipendenti: quello di mutuo apprendimento o quello, al contrario, del controllo unilaterale.

Il proprio punto di vista deve essere influenzato anche da quello altrui oppure non deve tenerne conto?

Modello di mutuo apprendimento: gli errori sono opportunità per imparare

Nell’approccio alla leadership con il mutuo apprendimento non viene sottovalutata alcuna risorsa umana.

Questo significa che come datore di lavoro:

  1. La tua razionalità è limitata;
  2. Le prospettive altrui vanno a completare le tue;
  3. Gli errori costituiscono un’opportunità per imparare a far meglio.

Il concetto di base di questo approccio ai dipendenti consiste nell’assunto che poiché gli altri possiedono modelli mentali differenti dal tuo, potranno fornire un diverso punto di vista, che andrà ad arricchire il tuo modo di pensare.

Un errore, pertanto, può rivelarsi un’ottima occasione per andare ad analizzare cosa ha condotto a quegli sbagli.

Modello di controllo unilaterale: il capo sono io e gli altri sbagliano

Nella modalità di gestione dei dipendenti secondo il modello di controllo unilaterale, invece, ci si rifà alle aziende di un tempo, dove il capo era temuto e mai messo in discussione.

Il controllo dunque proveniva dall’alto e senza mai confronti, o molto pochi.

Il modello di controllo unilaterale si basa su questi concetti:

  1. Il mio punto di vista (del capo) è obiettivo e in grado di vedere le cose come stanno;
  2. Tutti gli altri non hanno razionalità e non riescono a prendere decisioni in maniera razionale;
  3. Quando qualcuno sbaglia deve assumersi le responsabilità di quello che fa e quindi andrà punito.

Come puoi notare, in questo tipo di comunicazione non c’è alcuno scambio né confronto tra datore di lavoro e dipendenti, e questi ultimi non saranno perciò mai messi in luce in maniera adeguata e secondo le loro potenzialità.

Detto questo...qual è la migliore gestione del personale?

Ora che sai quali sono gli atteggiamenti da evitare se non vuoi peggiorare le cose in azienda, in merito al rapporto con i tuoi dipendenti, cerchiamo di capire qual è la migliore gestione del personale che tu possa portare avanti.

Ti dico da subito che come imprenditore e datore di lavoro dovrai essere pronto a gestire diversi conflitti, perché tutto ciò è inevitabile in qualsiasi gruppo o squadra.

Se l’organizzazione della tua squadra sarà sbagliata e cattiva, allora vedrai moltiplicarsi questi conflitti tra colleghi o membri del tuo team.

Risultato? Abbassamento della produttività e clima di lavoro pesante.

Imparare a lavorare in gruppo

Uno dei modi più efficaci di gestire una squadra, e diversi dipendenti, è quello di incentivare il lavoro di gruppo.

Quest’azione farà bene non solo ai dipendenti stessi ma anche a te come dirigente.

Si tratta infatti di una vera e propria competenza, che una volta acquisita darrà una marcia in più ai rapporti interpersonali e alla qualità del lavoro in generale.

E qui ti do un consiglio: valuta un investimento in strategie di team building, magari affidandoti ad un esperto che ti aiuterà ad elaborare i più giusti processi di organizzazione e gestione dei dipendenti più adatti alla tua azienda.

Un anello di congiunzione fondamentale tra il buon rendimento di un dipendente, la sua soddisfazione e la produttività in aumento di un’azienda è però la formazione.

Elemento importantissimo per qualsiasi lavoratore, scopriamo quanto può essere utile investire in politiche formative.

Il concetto di formazione continua e perché è importante

Il concetto di “life long learning”, cioè di apprendimento ed aggiornamento lungo per tutta la vita lavorativa, negli anni passati non era preso affatto in considerazione.

Si pensava infatti che una volta formatisi per un lavoro i lavoratori fossero “a posto” per tutto l’arco della loro carriera.

In realtà non è così nella società odierna, perché le conoscenze possono cambiare anche nel giro di alcuni anni o addirittura mesi.

Cambiano le soluzioni e le opportunità si evolvono, e ciò vale per tutti i settori.

È dunque necessario che i dipendenti, così come gli imprenditori, si aggiornino costantemente.

Quali sono i vantaggi di una formazione di qualità

Lo dico da subito, non voglio mentirti: la formazione per i dipendenti, se fatta bene, costa.

Gli aggiornamenti continui richiedono infatti spese specifiche, ma tuttavia essenziali se vuoi investire in qualità e crescita per la tua azienda.

I vantaggi sono tanti, e alla fine scoprirai che è meglio spendere in aggiornamento e formazione dei dipendenti che ritrovarsi poi con ingenti perdite dovute alle scarse competenze dei lavoratori.

Ecco, ad esempio, cosa vuol dire avvalersi di personale sempre adeguatamente formato:

  • Potrai avvalerti di lavoratori che sono a loro agio con le nuove tecnologie e le ultime versioni dei software più utilizzati;
  • I tuoi dipendenti conosceranno molto bene le normative aziendali, in particolare quelle che regolano il settore in cui si lavora;
  • Potrai avere a disposizione lavoratori capaci di parlare una o più lingue straniere, facilitando la comunicazione con imprese estere

L'alternativa della formazione gratuita per i tuoi dipendenti

Se ti senti scoraggiato di fronte alle possibili ingenti spese da sostenere per garantire una formazione adeguata ai tuoi dipendenti, sappi che ad ogni modo esistono molte possibilità per formare ed aggiornare i tuoi lavoratori a costo zero.

In tal senso potrai informarti sui cosiddetti fondo interprofessionali, che vengono in aiuto delle imprese, anche quelle piccole e piccolissime, per garantire una giusta formazione dei dipendenti.

Questi fondi possono finanziare i corsi in maniera totale o parziale, e vengono erogati all’azienda che ne fa richesta, dopo aver presentato delle relative credenziali, per rendere estremamente accessibile la formazione dei lavoratori.

A volte basta semplicemente chiedere ad un consulente esperto in materia per sapere come fare ad accedere a questi fondi.

I programmi di formazione per i dipendenti sono pensati in maniera specifica, ad hoc, per ciascun settore e ciascuna mansione.

L'azienda come una grande famiglia

Se comincerai a pensare la tua azienda in termini di una grande o piccola famiglia, avrai già fatto dei notevoli passi in avanti nella gestione dei tuoi dipendenti.

Si tratta infatti di una realtà in cui ogni giorno le persone dovranno confrontarsi, lavorare insieme e produrre.

È perciò nel tuo interesse di datore di lavoro garantire il miglior approccio alla professione e circondarti di personale preparato.

Ecco perché diventa di cruciale importanza “educare” il lavoratore e gestirlo nella maniera più adeguata per la tua azienda.

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