Comunica in modo efficace con i tuoi dipendenti

Grazie alle presentazioni aziendali

Venerdì 7 gennaio 2022

Le presentazioni aziendali rappresentano uno strumento efficacissimo per veicolare informazioni ai tuoi dipendenti e per farli sentire più coinvolti.

Sai però quali sono i metodi, le tecniche e i trucchi per arrivare subito al tuo pubblico, non annoiarlo e diventare efficaci nel messaggio?

Nei prossimi articoli del nostro blog ti guideremo in questo senso.

L'idea giusta non è sufficiente: è necessario saperla comunicare

La prima cosa di cui tener conto quando si deve affrontare una presentazione aziendale per i tuoi dipendenti è l’idea.

Se questa è buona e vincente allora avrai percorso il 40% del cammino.

Sappiamo però che il 40% sul totale non è sufficiente.

Il restante 60% di una presentazione di successo è dato infatti dalla tua capacità di saper COMUNICARE la tua idea.

Come farlo?

Beh, innanzitutto devi ben calcolare il tempo che impiegherai per l’esposizione.

Gli americani, ad esempio, per un certo periodo, hanno preso in prestito quelle che erano le tecniche degli sceneggiatori di Hollywood per esporre velocemente un fatto nei film: l’elevator pitch.

Devi però sapere che questa tecnica (arrivare cioè subito al dunque in pochi secondi) può essere efficace SOLO in alcuni contesti, ma in generale sarebbe bene evitarla.

Il rischio infatti è quello di risultare freddi ai tuoi dipendenti, che a questo punto perderanno interesse.

Va, insomma, utilizzata con cura e parsimonia.

Punta alla qualità del tuo discorso, senza troppi modelli pre-esistenti

Fondamentale allora si rivela la qualità del tuo discorso, e la sua autenticità.

I tuoi dipendenti, infatti, si accorgeranno se cercherai di ricalcare un modello preconfezionato e cominceranno a non prestare più ascolto.

La tua presentazione invece dovrà farsi ricordare, catturare l’attenzione e restare impressa nella loro mente, influenzandone le scelte.

Ciò potrai ottenerlo solo mettendo in pratica delle piccole strategie comunicative.

Cominciamo a vederne qualcuna. 

Cerca di capire il tuo pubblico e di catturare l'attenzione nei primi minuti

Capire i dipendenti a cui si sta parlando è importantissimo per preparare una presentazione aziendale degna di questo nome.

Questo risultato potrai ottenerlo soprattutto quando già sai a chi dovrai presentare il tuo progetto, o la tua proposta lavorativa, o di formazione.

Preparati cercando di individuare i bisogni del tuo pubblico: in pratica, cosa vorrebbe sentirsi dire. Se sei esperto di marketing non devi far altro che applicare l’analisi del target.

Se farai centro chi ti ascolta si sentirà coinvolto empaticamente, e tu potrai piazzare la tua offerta o proposta professionale con successo.

Altro aspetto cruciale è quello di catturare l’attenzione di chi ti ascolta immediatamente, nei primi 5 minuti: un dipendente interessato da subito a quello che dici, infatti, ti seguirà per tutta la durata del tuo discorso.

Per fare questo, però, non ci si improvvisa.

Anche quando ti sembra di assistere a discorsi estremamente naturali e “sciolti”, per così dire, sappi che dietro c’è una preparazione enorme del comunicatore.

Ecco dunque che delle piccole strategie andranno messe in atto per tempo. 

Come aprire la presentazione in maniera vincente: le strategie di aggancio

Anche se è stato già detto, lo ripetiamo: l’attenzione dei tuoi dipendenti/collaboratori va catturata immediatamente, durante il primo minuto in cui si parla.

Al massimo entro i primi cinque minuti.

Dopo questo tempo potrai anche parlare delle cose più interessanti al mondo, non ci sarà nulla da fare: hai perso la cosiddetta “audience”.

Come fare allora per catturare questo interesse?

Basta mettere in atto quelle che sono note come le “strategie di aggancio”: vediamone qualcuna insieme.

Racconta una storia: sfrutta il metodo dello storytelling

Una delle strategie più efficaci per agganciare l’attenzione dei tuoi dipendenti durante una presentazione aziendale è quella di raccontare una storia.

Con questo non ti stiamo dicendo che dovrai raccontare una barzelletta, o far ridere chi ti sta di fronte.

No.

Semplicemente ti consigliamo di applicare il metodo dello storytelling: far cioè empatizzare chi ti ascolta con quanto racconti.

Si tratta della tecnica adottata dagli scrittori professionisti o dagli sceneggiatori: imposta una sorta di trama, avvia l’azione, arriva al punto clou, e poi ridiscendi smorzando la tensione.

Puoi farlo con qualsiasi argomento di cui tu abbia intenzione di parlare!

Devi comunque prepararti per tempo, certo, non puoi improvvisare.

Hai capacità di far ridere? Sfruttala a tuo vantaggio

Se all’interno del tuo racconto vorrai inserire toni o parentesi che puntino a catturare il sorriso o la risata del tuo pubblico, fallo pure!

Il tutto dovrà però risultare spontaneo e non forzato.

Se perciò sei di natura una persona ironica e con la battuta pronta, utilizza questa capacità a tuo vantaggio: il pubblico (quando parliamo di pubblico ci riferiamo anche solo a due-tre persone) ti troverà irresistibile e ricorderà quello che tu stai dicendo durante la presentazione.

Coinvolgi la platea: chiedi loro qualcosa ed interagisci

Iniziare la tua presentazione rivolgendo una domanda a chi ti ascolta può essere una buona mossa.

Questo perché da subito comincerai a coinvolgere il pubblico, rendendolo attivo in prima persona nel cercare di rispondere a quello che chiedi.

L’interazione è fondamentale per il coinvolgimento della platea: se rivolgi la presentazione ai tuoi dipendenti, ad esempio, questi si sentiranno partecipi dell’intera realtà aziendale.

Parti subito con dei dati clamorosi: punta sull'effetto shock

Un’altra strategia di aggancio molto utilizzata dai public speaker (che sono coloro che parlano in pubblico per professione, quindi andrebbero sempre tenuti d’occhio) è quella di cominciare la presentazione con dei dati clamorosi.

Potrebbe trattarsi di una statistica particolarmente scioccante, di percentuali incredibili, di numeri di vendita pazzeschi, quello che vuoi.

L’importante è catturare l’attenzione di chi ti ascolta.

Ovviamente i tuoi dati dovranno essere veri e verificabili, altrimenti l’effetto sorpresa verrebbe annullato dalla delusione e questo per te rappresenterebbe un danno di comunicazione tremendo.

Vai dritto al punto

Se vuoi ottenere dei risultati dalla tua presentazione aziendale, un metodo davvero efficace per catturare l’attenzione delle persone che sono presenti è andare dritti al cuore del problema.

Senza preamboli né introduzioni.

Facendo così sarai sicuro di essere ascoltato davvero e di toccare delle corde empatiche nei tuoi dipendenti.

Sulle strategie di aggancio all’interno delle presentazioni, in particolare, c’è ancora parecchio da dire.

Vediamo allora quali sono altri piccoli metodi per catturare l’attenzione della platea (che può essere costituita anche da sole due o tre persone, sia chiaro).

Fai citazioni ed appoggiati all'autorevolezza di qualcun altro

Cominciare un discorso o una presentazione aziendale con una citazione costituisce un’ottima strategia di aggancio, a patto che la citazione venga scelta bene, così come l’autorevolezza del personaggio che stai citando.

In effetti una citazione, se piazzata in maniera furba, resta nella testa di chi ti sta ascoltando per molto tempo, facendo sì che tutti si ricordino quello che hai detto.

Per ottenere questo risultato è fondamentale che ciò che stai citando sia perfettamente attinente al tuo messaggio.

Prenditi perciò il tuo tempo per scegliere le migliori: puoi saccheggiare da ciò che hanno detto personaggi famosi, dialoghi di film conosciuti, proverbi, anche di Paesi stranieri.

L’importante è che il messaggio sia potente e la connessione con la citazione anche.

Provoca il tuo pubblico: distruggi i luoghi comuni

I luoghi comuni sono duri a morire, perciò quando vengono sfatati e distrutti durante una presentazione aziendale o, in generale, durante un discorso in pubblico, chi ti ascolta si metterà subito sull’attenzione.

La strategia della provocazione deve essere però portata avanti con cura.

Provocare la platea, sfatando le credenze che le persone hanno, richiede di passare tutto il resto del discorso a spiegare, con convinzione, PER QUALE MOTIVO sostieni quella cosa.

Se sarai convincente, avrai mantenuto l’attenzione del tuo pubblico fino alla fine della tua presentazione.

Dai forma e vita a quello che stai dicendo

Parlare è certamente un ottimo mezzo per arrivare ad una platea, anche se fatta dei tuoi dipendenti.

Sfruttare però l’aiuto delle immagini o di qualche video ti permetterà di dare forza alle tue parole, e di dar loro quasi una vita propria.

Aprire il tuo discorso con un’immagine impattante, o con un breve video, ti consentirà non solo di far immaginare quello che stai sostenendo, ma addirittura di mostrarlo per quello che è REALMENTE.

Porta a sostegno della tua tesi eventi storici accaduti

Qui vogliamo portanti un esempio pratico per farti comprendere quanto una strategia di aggancio di questo tipo possa essere efficace con i tuoi dipendenti.

Poniamo il caso tu debba parlare a loro alla fine di un anno disastroso dal punto di vista finanziario, perciò la tua platea è piuttosto demotivata.

Devi però convincerli a riprendere fiducia nell’azienda e ad acquisire una nuova motivazione.

Come fai?

Ricordi ai tuoi dipendenti, durante il discorso, che quest’anno non riceveranno un bonus, ma che senz’altro lo riceveranno il prossimo anno?

NO! Questo approccio è sbagliatissimo!

Quello che potresti fare invece, è trovare un evento storico che dia senso a quello che state facendo in azienda.

Che può essere costruire nuove case dopo un terremoto, portare energie alternative in luoghi dove ci sono stati disastri nucleari, e così via, secondo il settore in cui opera la tua azienda.

Insomma: devi far capire ai tuoi dipendenti durante una presentazione che il loro lavoro è importante, e darà sicuramente i suoi frutti.

Punta sull'immaginazione: fai immaginare cose al tuo pubblico

Chiudiamo con una strategia di aggancio molto potente: l’immaginazione.

Consiste nel portare il tuo pubblico ad immaginare un certo scenario, che avrai creato tu.

Dovresti iniziare il tuo discorso con la frase:

Immaginate di…

In questo caso aprirai porte impensabili nella mente di chi ti ascolta, e potrai mantenere l’attenzione per tutto il tempo che ti serve a far visualizzare il tuo scenario ideale.

Dopo aver visto tutto quello che interessava su come aprire una presentazione e portarla avanti con successo, tenendo sempre viva l’attenzione dei tuoi dipendenti, oggi parleremo di come chiudere uno speech (è il nome inglese che si dà alle presentazioni).

Una buona conclusione è infatti fondamentale per restare impressi a lungo in chi ti ha ascoltato fino alla fine.

Vediamo allora qualche trucco da mettere in pratica in proposito.

Annuncia “la morale della favola” e non la conclusione

Un primo trucchetto che potrai utilizzare per mantenere ancora viva l’attenzione dei dipendenti che ti hanno seguito finora (o anche per ridestare un’attenzione che si era un po’ persa) è quello di annunciare che ti stai avviando alle battute finali.

Non devi però farlo in maniera esplicita, altrimenti il cervello del tuo interlocutore si posizionerà immediatamente nella modalità “pausa pranzo” o “pausa caffè”, non ascoltando più quello di cui stai parlando.

Usa invece espressioni del tipo “Qual è la morale in tutto quello che sto dicendo?” oppure “Come è andata a finire secondo voi questa storia?” e così via.

Chi parla in pubblico per mestiere sa inoltre che questa è la fase del discorso in cui le frasi dovranno essere più brevi e concise e il tono della voce va alzato leggermente.

Sottolinea ancora una volta i benefici per la tua azienda

Quando ti avvi alle conclusioni di una presentazione un ottimo metodo per mantenere desta l’attenzione della platea è quello di sottolineare ancora una volta quali saranno i benefici o per la tua azienda (e per i tuoi dipendenti) nel mettere in pratica quello di cui parli nel tuo discorso.

Comincia anche a dare degli input su come fare per passare dalle parole ai fatti.

Consiglia perciò a chi lavora per te una via, una strategia per avviare un’azione proprio a vantaggio della tua azienda.

Alla fine, non dimenticare di ringraziare chi ti ha ascoltato

Anche se sono “solo” i tuoi dipendenti a formare la tua platea, e la presentazione potrebbe essere inserita all’interno di una riunione aziendale, non sottovalutare mai il fatto di ringraziare, alla fine.

Il ringraziamento al pubblico non dovrà essere accompagnato però da autoincensazioni velate, che fanno pensare solo ad un certo narcisismo dell’imprenditore.

Piuttosto, va accompagnato sempre da una call to action, spostando perciò il focus su quello che i tuoi lavoratori saranno chiamati a fare.

Insomma, dovrai instillare in chi ti ascolta una piccola sensazione di urgenza del fare, accompagnata da tanto entusiasmo.

Per la serie “Non vediamo l’ora di metterci al lavoro”.

A questo punto puoi rispondere alle domande del pubblico

Una volta terminata la presentazione aziendale non devi mettere tutto in ordine e scappare via!

Riserva invece sempre un po’ di tempo (un quarto d’ora, ma anche mezz’ora) a parlare faccia a faccia con i tuoi dipendenti.

Chiedi se ci sono domande e rispondi accuratamente ad ogni obiezione che ti viene posta.

Se non ci sono domande, magari per timidezza della tua audience o per un timore che viene sentito nei confronti del “capo”, incoraggia tu a porre delle obiezioni e a farti fare delle domande.

Potresti chiedere loro:

“Avete qualche dubbio?”

oppure

“Quali obiezioni vi vengono in mente?”

facendo capire che ogni osservazione sarà tenuta in gran considerazione.

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