"L'importanza delle riunioni di lavoro per motivare il tuo Team"
Tutto quello che devi sapere - Parte 1
In questo articolo parliamo di un argomento che ti sarà molto utile: la gestione dei meeting (riunioni) aziendali e quanto possono servire per motivare il team.
Gli incontri di lavoro avvengono tutti i giorni, e questo lo sai.
Ma sai anche come padroneggiare le migliori “best practice” per facilitare una riunione di gruppo di successo che avvantaggia effettivamente i tuoi dipendenti?
Se la risposta è no ti conviene leggere gli articoli di questo mese.
Ogni giorno spendiamo il 37% dell'orario di lavoro in meeting aziendali
Con migliaia e migliaia di riunioni di lavoro che si svolgono ogni giorno in tutti gli uffici, che, è stato calcolato, occupano un totale del 37% dell’orario di lavoro all’anno, non sorprende che sentiamo tutti un po’ di stanchezza.
Se organizzi una riunione settimanale del team solo per il gusto di farlo, potresti sprecare tempo prezioso e creare frustrazione durante la giornata lavorativa.
A questo proposito ti riveliamo un segreto, ma che siamo certi tu già conosca: esiste un forte legame tra il modo in cui i dipendenti si sentono riguardo alle riunioni e come di conseguenza si comportano sul lavoro.
Diventa perciò essenziale assicurarsi che le riunioni del tuo team si svolgano correttamente.
Una riunione di gruppo di successo può aiutare a motivare i dipendenti e migliorare la qualità del lavoro.
In questa serie di articoli, ti guideremo attraverso i seguenti argomenti:
- Qual è lo scopo di una riunione?
- Con quale frequenza un coordinatore dovrebbe programmare una riunione del team?
- Quali sono le best practice per ospitare riunioni di gruppo a vantaggio dei dipendenti?
- Quante tipologie di meeting esistono e come svilupparle?
- Come organizzare una riunione di lavoro che sia davvero utile e proficua?
Qual è lo scopo di una riunione?
Cominciamo subito con l’affrontare il primo punto su quale sia lo scopo di una riunione di lavoro.
Idealmente, una riunione di un team offre uno spazio settimanale in cui tutti possono riunirsi e discutere i loro planning per la settimana o i risultati ottenuti finora.
Ciò ha di sicuro dei vantaggi, che includono:
- Una comunicazione migliorata: soprattutto in periodi di lavoro a distanza, è probabile che i tuoi dipendenti sentano di tanto in tanto gli effetti dell’isolamento. Le riunioni settimanali del team offrono un momento in cui tutti i membri possono riunirsi e sentirsi connessi. Anche se gli esperti di produttività probabilmente storcerebbero il naso di fronte a questa potenziale perdita di tempo, noi pensiamo invece che sia importante consentire al tuo team di sperimentare il legame sociale, anche se è solo per un paio di minuti.
- Progetti semplificati: fornendo aggiornamenti su progetti e iniziative in corso, sarai in grado di assicurarti che tutti i partecipanti alla riunione siano sulla strada giusta.
- Meno problemi: una riunione del team rivelerà sia al coordinatore che agli altri membri quando qualcosa non sta andando secondo i piani. Questa occasione offre a un membro del team in difficoltà l’opportunità di ottenere aiuto. In questo modo poi viene incoraggiata la partecipazione di tutti, in quanto chiunque può parlare e offrire consigli.
- Chiarezza: se stai lavorando a un progetto, una riunione settimanale del team, questa è l’occasione perfetta per avviare una discussione di gruppo su come raggiungere i tuoi obiettivi. Le grandi riunioni di squadra si concluderanno con un piano d’azione che consente a tutti di sapere cosa stanno facendo fino alla prossima riunione.
Tieni presente che tali benefici non saranno sempre raggiunti
A questo punto ti abbiamo elencato tutti i vantaggi IDEALI di un buon meeting aziendale.
Questo però non vuol dire che questi benefici siano sempre raggiunti.
In effetti, molti imprenditori ritengono che le riunioni del proprio team siano irrilevanti e abbiano scarso impatto sulla loro settimana lavorativa, agendo più come una formalità che altro.
Noi non vogliamo cadere in questa trappola, ma vogliamo dirti come stanno veramente le cose.
Parliamoci chiaro: organizzare una riunione di lavoro al solo scopo di farla tanto per fare non è minimamente produttivo.
Se non riesci a pensare a una ragione per un meeting settimanale, probabilmente il tuo team non ha bisogno di riunioni così frequenti!
Ecco, questo è un chiaro segno che dovresti ridurre la quantità di tempo che dedichi alle riunioni.
Tra poco ci concentreremo sulla frequenza di una riunione.
In poche parole: ogni quanto tempo ci si deve riunire in ufficio?
Parleremo poi dei modi migliori per far sì che i meeting diventino uno spunto di miglioramento per l’azienda e di motivazione per i dipendenti.
Ad ogni azienda le sue riunioni con i suoi ritmi
La frequenza delle riunioni dei diversi team aziendali cambia a seconda della funzione della riunione, delle dimensioni dell’azienda e degli obiettivi che si vogliono raggiungere nel breve termine.
Facciamo un esempio: una start-up tecnologica con soli cinque dipendenti potrebbe trovare molto più facile organizzare una riunione dello staff rispetto a un’azienda con cinquanta persone per reparto!
Allo stesso modo, se stai lavorando a un progetto che richiede molte parti in movimento, riunioni di gruppo più frequenti contribuiranno a rafforzare la collaborazione e garantire che tutti lavorino nel modo più efficiente possibile.
Volendo però dare una cadenza standard diciamo che una riunione alla settimana darà al tuo team abbastanza tempo per fare progressi e sentirsi a posto per quello che hanno fatto dall’ultima sessione.
I giorni tipici sono il lunedì, per tracciare gli obiettivi da raggiungere, oppure il venerdì, per fare il punto della situazione su quanto è stato realizzato in settimana.
I metodi migliori per portare avanti una riunione che motivi i tuoi dipendenti
Le riunioni di gruppo possono facilmente cadere nella trappola di essere una perdita di tempo per i tuoi dipendenti.
Dì la verità: quante volte è capitato perfino a te imprenditore o proprietario dell’azienda di annoiarti durante una riunione perché non c’era quasi niente di nuovo da dire?
Soprattutto quando si organizzano riunioni settimanali, è una buona idea avere già una tabella di marcia, e cioè gli argomenti all’ordine del giorno di cui si dovrà discutere.
Il primo passo della preparazione della riunione è assicurarsi che tutti sappiano di cosa si parlerà.
Per far sì che questo avvenga fornisci via e-mail un’agenda dettagliata della riunione che abbia un obiettivo chiaramente definito.
Alcuni suggerimenti furbi ed utili che dovresti mettere in atto
Oltre a un’agenda della riunione del team, ci sono diversi suggerimenti che dovresti incorporare per rendere le tue riunioni più coinvolgenti e utili per tutti i partecipanti.
Durante la pianificazione e l’esecuzione delle riunioni del personale, assicurati di:
- Parlare di argomenti che interessino tutti. In caso contrario chiedi un colloquio con un singolo dipendente, evitando di far perdere tempo a tutti gli altri.
- Cambia i tuoi metodi di presentazione: basta con le solite presentazioni aziendali in power point! Varia la comunicazione.
- Festeggia sempre i risultati della tua squadra della settimana precedente.
- Abbi cura di migliorare costantemente nel tempo.
Conversazioni d'impatto
Abbiamo detto come sia preferibile parlare di argomenti che interessino tutti.
Riunioni di gruppo efficaci non fanno perdere tempo con informazioni che avrebbero potuto essere comunicate con una semplice e-mail o non sono rilevanti per il team.
Se chiami tutto il tuo team per poi metterti a chattare oppure procedi con una conversazione dettagliata sul lavoro di una sola persona (e gli altri cominciano a guardare nervosamente l’orologio), la tua riunione non avrà NESSUN RISULTATO.
In questo caso, come ti dicevamo prima, avresti potuto programmare un incontro individuale.
Cambia i tuoi metodi di presentazione
In qualità di leader del team, cerca allora di assicurarti di partecipare a una riunione con una serie di punti per coprire gli interessi di tutti.
La riunione dovrà essere breve, perché nessun dipendente vuole gettare indietro il carico di lavoro perdendo inutilmente una o due ore (certe volte anche tre!).
Comincia quindi con il comunicare le nuove notizie, poi passa a delineare un’eventuale strategia per la settimana successiva e poi ancora specifici aggiornamenti su diversi progetti.
Inutile dilungarsi in presentazioni con power point se non c’è niente da presentare.
Anche in caso di utilizzo di software di CRM (Customer Relationship Management), nell’analisi della relazione con i clienti è bene che si coprano velocemente le mansioni di tutti i lavoratori e non solo di un paio, facendo annoiare e demotivando tutti gli altri.
I dipendenti che si sentono ascoltati al lavoro hanno anche 4-6 volte più probabilità di ottenere buoni risultati, il che significa che queste riunioni settimanali sono un ottimo posto per discutere e implementare le idee di tutto il tuo team.
Se estendi loro l’opportunità di fornire le loro idee, assicurati di essere in grado di mostrare come tali idee sono state integrate nella forza lavoro per aumentare il morale dell’azienda.
Continuiamo il nostro viaggio nel fantastico (già, siamo ironici) mondo delle riunioni di lavoro!
Una riunione se fatta bene può rivelarsi davvero molto utile, e non è detto che debba durare ore ed ore!
Abbiamo già visto i principali accorgimenti da prendere per far sì di sfruttare al meglio il potenziale dei meeting periodici con il tuo staff.
Oggi ci soffermiamo però su due argomenti che dovresti prendere in maggior considerazione in quanto imprenditore e/o datore di lavoro: i feedback positivi che dai e ricevi con i tuoi dipendenti e l’abbandono del Power Point per le presentazioni.
Non dimenticare di “festeggiare” la tua squadra
È dimostrato che il feedback positivo motiva le persone a lavorare di più (lo abbiamo visto tantissime volte nei nostri articoli).
Questo riconoscimento da parte del capo, inoltre, riduce la frequenza di turnover dei dipendenti e garantisce lo sviluppo di una cultura del posto di lavoro piacevole.
Se stai cercando un semplice cambiamento che possa trasformare la tua noiosa riunione di squadra in una di successo, prova a rilasciare maggiori feedback positivi.
Ovviamente devi argomentare perché il lavoro di quel particolare dipendente o team ti ha soddisfatto.
Fallo durante un meeting settimanale e vedrai che risultati!
Uno degli elementi più trascurati che puoi introdurre nelle tue riunioni è un momento per riflettere su tutti i risultati raggiunti nell’ultima settimana.
E rifletti su quanto stiamo per dirti: “una riunione del personale è qualcosa che i dipendenti dovrebbero aspettare con impazienza per mostrare i loro progressi nel lavoro, non qualcosa che fa alzare gli occhi al cielo al tuo team quando vede l’invito via e-mail!”.
Elimina le presentazioni dall'ordine del giorno della riunione del team
Altra cosa da fare (segna pure in agenda): eliminare le presentazioni in Power Point dalle riunioni.
Già, perché quando nella testa ci si forma un’idea di come debba apparire una presentazione aziendale, il primo pensiero di molte persone cade molto probabilmente su una presentazione di PowerPoint.
Ora, sebbene le presentazioni abbiano sicuramente il loro posto, possono anche essere incredibilmente noiose, soprattutto se fatte male (e quanto potremmo parlare su questo!).
Un sondaggio condotto su mille lavoratori circa ha registrato che il 29% di loro afferma liberamente che PowerPoint li fa sentire immediatamente frustrati dalla riunione.
Questo dato non dovrebbe meravigliarti.
E diciamo pure che avere un quarto dei dipendenti demotivati alle riunioni non è esattamente l’inizio più positivo di un incontro.
In effetti, Jeff Bezos ha vietato le presentazioni PowerPoint su Amazon proprio per questo motivo, lo sapevi?
Adotta nuovi approcci!
Invece di cadere nelle vecchie abitudini, sforzati di adottare nuovi approcci quando si tratta delle tue riunioni.
Alcuni spunti?
Potresti ad esempio facilitare una tavola rotonda, una sessione di domande e risposte o persino provare a cambiare il normale ordine delle tue riunioni.
Successivamente potresti chiedere direttamente ai tuoi dipendenti quale degli stili di riunione preferiscono, permettendo loro di sentirsi più coinvolti e connessi con l’azienda.
Migliora nel tempo grazie ai feedback ricevuti
Oltre a dare feedback, per far sì che la tua azienda migliori devi anche chiederli a chi lavora per te.
Chiedere feedback è infatti uno dei modi più semplici per prepararsi al successo futuro.
Fallo attraverso dei sondaggi post-riunione che, chiariamo, non dovrebbero richiedere più di un paio di minuti e dovrebbero includere risposte sia quantitative che qualitative.
Ad esempio, puoi includere una domanda generale che chieda:
“Quanto sei stato coinvolto durante la riunione su una scala da 1 a 10?”.
Sotto questa domanda, puoi includere una sezione di risposta per i dipendenti (come i test a risposta chiusa, insomma).
Da questo metodo di raccolta dei dati, puoi recuperare informazioni che ti permetteranno di sviluppare rapporti sui progressi e aggiornamenti sullo stato per tenere riunioni che effettivamente avvantaggiano i dipendenti.
Assicurati di rendere anonimi i tuoi sondaggi per consentire ai singoli membri del team di avere libero sfogo su ciò che dicono.
Scoprirai che le persone sono molto più oneste una volta che il loro nome viene tenuto nascosto!
Organizza la tua prossima riunione di gruppo
Le riunioni offrono uno spazio in cui puoi far sentire ascoltati i membri del tuo team, trasmettere informazioni importanti e pianificare il futuro aziendale.
Una riunione del personale di successo farà in modo che ogni singolo membro del team se ne vada sentendosi pieno di energia, motivato e orgoglioso dei risultati ottenuti nella settimana precedente.
Raccogliendo feedback dai membri del tuo team, sarai in grado di assicurarti che ogni riunione sia migliore della precedente, in modo che le tue riunioni future siano il più efficaci e piacevoli possibile.
Finora abbiamo imparato tutto quello che si può sull’importanza delle riunioni di lavoro, come renderle più snelle ed efficaci mantenendo il succo di quanto si voglia produrre in azienda.
Ora, in quest’ultima parte dedicata a questo argomento, noi di Studio Freccia vogliamo invece darti dei consigli e degli esempi molto pratici su quello che abbiamo visto finora.
Ti indicheremo perciò quelle che in gergo vengono chiamate “best practice” (le migliori azioni) per riunioni efficaci.
Quindi, sia che tu gestisca un team di professionisti del marketing o della vendita, sia che tu sia responsabile di ingegneri, operai o specialisti in edilizia (o altro ancora), avrai tutto ciò di cui hai bisogno per prepararti, avviare ed eseguire riunioni del personale giornaliere, settimanali o mensili costantemente produttive.
Best practice per le riunioni del personale
Il semplice atto di preparare un ordine del giorno renderà immediatamente più efficaci le riunioni del tuo staff.
Ma se vuoi estrarre ogni grammo di valore dalle riunioni del tuo team, hai bisogno di una strategia di riunione efficace (e di buonissime capacità di comunicazione).
Tieni allora conto di questi preziosi consigli pratici per mettere in atto una riunione vincente.
Prepara l'ordine del giorno e fallo circolare per la revisione prima della riunione
La gestione di una riunione di squadra inizia con l’avere un ordine del giorno.
In pratica, devi sapere prima di cosa parlerete, senza improvvisare.
Ti serve allora una sorta di tabella di marcia della tua riunione.
Preparandola in anticipo, avrai più tempo per farla circolare tra i tuoi dipendenti e collaboratori per la revisione, il che offre ai partecipanti la possibilità di prepararsi per i punti di discussione, consentendo di non perdere tempo prezioso.
Inoltre, se c’è un argomento che hai accidentalmente tralasciato, gli altri partecipanti alla riunione possono aggiungerlo all’ordine del giorno.
Includi, come minimo, questi cinque punti nell'ordine del giorno della riunione
Una scaletta di punti all’ordine del giorno è fondamentale per una riunione proficua e produttiva. Ecco allora quali sono quelli da non tralasciare.
1. Obiettivo dell’incontro: di cosa dovrete parlare;
2. Argomenti da discutere: in ordine di importanza;
3. Chi partecipa alla riunione: inutile far partecipare gli addetti alla logistica quando la riunione è sulla strategia comunicativa;
4. Il luogo e l’ora dell’incontro;
5. Spazio per le attività della riunione (da compilare durante la riunione, una specie di verbale).
Tieni presente che questi punti che abbiamo citato sono solo degli esempi generici per ciò che dovresti includere nell’ordine del giorno di una riunione del personale.
Il modo esatto in cui decidi di progettare l’agenda della tua riunione cambierà (e dovrebbe) cambiare in base alle tue esigenze.
Avvia la riunione del team per stabilire un terreno comune
Il modo in cui inizi una riunione dà il tono che poi tutti assumeranno.
I punti chiave da ribadire per iniziare la riunione sono:
- L’obiettivo della riunione;
- Eventuali regole di base da seguire;
- Una breve panoramica degli argomenti da discutere.
Una volta che hai iniziato, continua così.
Non ricapitolare per i ritardatari: possono usare la loro agenda per mettersi al passo.
Concentrati sulla discussione e sulle decisioni, non sulla presentazione
Se le tue riunioni sono ricche di presentazioni, questa cosa può annoiare a morte i partecipanti (e anche chi sta presentando, dobbiamo dirlo!).
Il miglior uso del tuo tempo collettivo sarà quando tutti parteciperanno, senza noia.
C’è un tempo e un luogo per una presentazione, ovviamente.
Se proprio non puoi farne a meno, prepara una presentazione che sia coinvolgente ed impeccabile.
Prendi appunti chiari, concisi e condividili
Una riunione ben gestita di solito si traduce in alcune decisioni e azioni da prendere.
Piuttosto che lasciare queste informazioni chiave al destino, annotale in alcune brevi note di riunione (o verbali di riunione, se preferisci).
Fai circolare queste note ai partecipanti alla riunione come follow-up.
Potresti anche condividerli con il team più ampio, se la cosa è pertinente.
Concludi le riunioni del tuo staff con l'azione o con la cosiddetta “call to action”
Anche se a volte le riunioni possono servire per fare il punto di una situazione ed educare i tuoi dipendenti verso una certa pratica, in generale, sarebbe meglio se tutti gli incontri si concludessero con una chiamata all’azione.
Ad esempio: “Paolo farà questo da oggi al prossimo lunedì”, “Lucia si occuperà di inviare mail a tutti gli invitati all’evento dell’azienda” e così via, secondo gli impegni della tua azienda. Idealmente, puoi incorporare immediatamente questi elementi nel tuo software di gestione dei progetti (Crm).
A tal proposito, ricorda sempre di documentare gli elementi di azione di tutti emersi dalla riunione all’ordine del giorno.