La comunicazione in azienda

I consigli di Studio Freccia

Venerdì 23 ottobre 2020

Dopo aver trattato l’argomento “motivazione dei dipendenti” (se hai qualche dubbio o ritieni che occorra approfondire qualche altro aspetto scrivici pure!), oggi apriamo la discussione su un altro capitolo molto importante nella gestione di un’azienda, grande, piccola o perfino piccolissima che sia.

Si tratta di un aspetto imprescindibile in una realtà aziendale: la comunicazione interna. In diversi appuntamenti cercheremo perciò di coprire tutte le criticità che questa tematica comprende.

Cominciamo subito, allora!

La chiave per mettere su una squadra vincente

La comunicazione interna in un’azienda è una vera e propria scienza, che se applicata male (o non applicata affatto) può comportare anche dei disastri!

Come datore di lavoro ti sei mai ritrovato ad essere sfiduciato perché i flussi comunicativi nella tua impresa non funzionavano a dovere?

Uguali mansioni svolte più volte da dipendenti diversi, e-mail importanti inviate troppe volte o mai, a causa di fraintendimenti, scadenze e protocolli istituzionali non rispettati, scavalcamento di ruoli e così via.

Cosa vuol dire tutto ciò?

Che la comunicazione interna è assente o portata avanti in maniera errata.

Le conseguenze? Carichi di lavoro raddoppiati, rallentamento dei flussi informativi (capita anche in imprese composte da cinque persone!), produttività in caduta libera.

Quando invece è corretta e gestita bene, la comunicazione si alimenta da sola e diventa la chiave per creare una vera e propria squadra vincente.

In che modo? Esistono svariate strategie per potenziare e migliorare la comunicazione interna aziendale.

Il datore di lavoro come regista per soddisfare il bisogno di comunicazione

La prima cosa che un dirigente di azienda deve sapere a questo proposito è che i dipendenti sono gli attori principali nel film o teatro della comunicazione interna.

In questo “spettacolo” tu datore di lavoro sei il regista.

Se perciò non guidi con maestria i tuoi dipendenti, conferendo l’input ai giusti flussi comunicativi, loro non sapranno mai come comportarsi al meglio!

Se desideri più efficienza, più partecipazione e, soprattutto una percezione migliorata della tua azienda all’esterno, devi agire alla svelta.

Ecco come.

1. Informa correttamente e con chiarezza

Affinché tutti i tuoi dipendenti sappiano cosa fare e come farlo al meglio, è necessario che tu trasferisca loro delle informazioni chiare, precise e corrette.

Tutto questo non passa da una semplice riunione messa su all’improvviso, e neppure da quelle lunghissime riunioni fiume che fanno perdere intere giornate di lavoro ai tuoi dipendenti, lasciandoli più confusi di prima.

Devi invece agire lasciando sì passare le informazioni, ma successivamente tutto dovrà essere improntato all’ascolto.

2. Ascolta attivamente i bisogni di tutti e prendi nota delle criticità

Occorre invece procedere attraverso l’ascolto attivo (come abbiamo già visto parlando di motivazione): parla con i tuoi dipendenti e prendi nota di tutte le criticità che loro ti segnalano.

Se non riesci a farlo tu in prima persona, perché la tua impresa è abbastanza grande o ha più sedi, delega un responsabile per la comunicazione interna.

In caso contrario, potresti dedicare qualche ora, in un giorno alla settimana stabilito, ad ascoltare il tuo team.

3. Utilizza tutti gli strumenti informatici che possono aiutarti a snellire questo compito

Oggi tutte le aziende che possono vantare una buona reputazione di immagine, e una produttività costante, si avvalgono di strumenti informatici per organizzare i flussi comunicativi al loro interno.

Una intranet chiara, delle piattaforme snelle per la gestione delle informazioni, dei CRM (Customer Relationship Management) testati all’occorrenza, possono davvero fare la differenza.

Questo, abbinato al cambiamento delle forme di scrittura nelle mail interne e ai metodi ad hoc per ottenere feedback (valutazioni) mirati, consente di migliorare moltissimo la comunicazione interna tra dipendenti e tra dipendenti e il capo.

Nel prossimo articolo approfondiremo questi punti: non perdertene nemmeno uno! 😉

Comunicazione interna e decisioni: come organizzare una riunione efficace

Spesso i dipendenti di un’azienda pensano alle riunioni periodiche come ad una perdita di tempo, buone solo a rallentare il lavoro quotidiano.

Nel tuo caso, invece, dal momento che rivesti il ruolo di datore di lavoro, puoi aver notato di essere annoiato prima di una riunione, pensando alla difficoltà di ascoltare tutti e mettere insieme tutte le voci dei presenti: in questo caso vuol dire che c’è qualcosa di sbagliato nel modo di impostare le riunioni, e che la comunicazione interna va potenziata e migliorata.

Ecco allora come fare per organizzare una riunione efficace.

I consigli della Harvard Business Review: concretezza e brevità

“Cosa potrò mai farmene dei consigli di una prestigiosa Università americana?”

Se anche tu lo hai pensato, devi sapere che nel noto piccolo decalogo stilato dalla rivista ufficiale della facoltà di Economia di Harvard, la Harvard Business Review, potrai trovare molti spunti davvero pratici sulla risoluzione dei problemi da flussi comunicativi, ed evitare le riunioni fiume (anche di tre o quattro ore!), che servono davvero a poco.

In pratica, si tratta di una stringata ma efficiente lista sugli aspetti da controllare prima di convocare una riunione.

Di seguito ti indico i tre punti più importanti con una mia breve spiegazione, tralsciando e risparmiandoti tutta la pappardella in lingua inglese! 😉

1. La riunione dovrà essere davvero necessaria

La prima cosa di cui dovrai sincerarti è la assoluta necessità di una riunione con i dipendenti e lo staff aziendale.

Non convocare riunioni se puoi risolvere brevemente un problema con una telefonata!

Se ad esempio hai bisogno di discutere di più scopi (e non di più punti di uno stesso argomento, attenzione), dividi gli incontri in più step, e non in una sola riunione fiume.

L’alternativa è invece un colloquio con il singolo dipendente o responsabile di progetto, per chiarirsi le idee.

2. Inquadra immediatamente lo scopo della riunione

Nessuna riunione va convocata per capire come sta andando “in generale” l’ufficio o l’azienda: diventerebbe tutto troppo dispersivo.

Chiarisci perciò subito di cosa hai bisogno: fare un punto della situazione su un progetto in particolare, e sapere, dunque cosa resta ancora da svolgere e cosa è stato già svolto?

Oppure potresti aver bisogno di comunicare l’inizio di un nuovo progetto, di informare su una nuova realtà in azienda, o semplicemente ti servono dei dati specifici da raccogliere?

Quello che è fondamentale è: andare dritti al punto, senza perdersi in chiacchiere.

3. Individua i partecipanti alla riunione ed avvertili con largo anticipo

Una volta che avrai deciso di cosa discutere e in che termini, fissando uno scopo ben preciso, individua attentamente i partecipanti alla riunione.

Inutile convocare dieci persone oppure otto, quando ti serve il parere di soli tre o quattro di loro.

Viceversa, se la discussione dovrà coinvolgere tutti, potresti effettuare più sessioni in una stessa riunione, in modo da non interrompere inutilmente il lavoro di tutti i tuoi dipendenti.

Quando avrai individuato tutti i partecipanti alla riunione invia loro un avviso dell’appuntamento.

Dovrai farlo con largo anticipo, poiché i tuoi dipendenti dovranno preparare dati, una relazione, uno stato dell’arte, un bilancio sommario, etc.

Indica poi loro, sinteticamente ma in maniera precisa, tutti i punti all’ordine del giorno, oltre che luogo, data e orario della riunione.

E scegli la posta elettronica per mettere al corrente i partecipanti: non affidarti al passaparola, o alle comunicazioni “a voce”.

Insomma un “lunedì riunione” gridato a tutto l’ufficio non solo non funziona, ma rischia di far perdere all’azienda credibilità e produttività.

Ma andiamo ancora più in profondità e vediamo insieme come adattare queste strategie comunicative durante le emergenze (cosa che peraltro è anche attuale, visto l’aumento importante dello smart-working). 

La comunicazione interna durante l'emergenza: come motivare i dipendenti anche in smart working

Da molti mesi ormai le aziende si stanno confrontando con un periodo di grande emergenza, a causa della pandemia di Covid 19, che ha cambiato radicalmente anche il modo di fare impresa.

A parte alcuni settori ben delineati dai decreti governativi (che si susseguono a ritmo sostenuto), tutti gli altri hanno dovuto tenere la maggior parte dei dipendenti a lavorare in smart working.

Questa espressione, che deriva dall’inglese e si traduce con “lavorare in maniera intelligente” si attua in pratica nel lavorare da remoto (da casa o qualsiasi altro luogo), basta si disponga di una connessione Internet veloce, un telefono e un pc o un laptop.

Come si struttura a questo punto una giusta comunicazione interna tra datore di lavoro e dipendente in questa situazione?

Come dovrà comportarsi un dirigente di una piccola e media impresa per non perdere la produttività dei lavoratori?

Vediamolo insieme.

Non trascurare mai il dialogo: sii chiaro e trasparente

Mai come in questi mesi, e per di più con la maggior parte (se non tutti) dei dipendenti non presenti fisicamente in ufficio, risulta importante non trascurare il dialogo con chi lavora per la tua impresa.

Dovrai allora cercare di tener sempre conto delle esigenze del lavoratore, e di non trascurare mai il dialogo.

Questo significa che quando ti arrivano richieste su procedure di lavoro e domande su come procedere non dovrai mai essere parsimonioso nelle informazioni.

Chiarezza e trasparenza diventano perciò la vera priorità, insieme allo snellimento dei flussi comunicativi.

Chiarito questo, ecco come intervenire nella pratica al fine di adottare questi comportamenti.

Invio costante di e-mail e newsletter

Non lasciare mai il tuo dipendente in smart working con il dubbio su come agire riguardo a qualche circostanza.

Invia spesso e-mail brevi, concise e chiare, su come comportarsi, quali sono le nuove modalità di interazione, le strategie intraprese e aggiorna tutti in tempo reale su tutte le nuove iniziative intraprese dell’azienda.

Le aziende un po’ più strutturate o quelle medie e grandi (ma sarebbe molto utile anche per le microimprese) potranno scegliere di integrare l’invio di e-mail con una newsletter periodica (settimanale, quindicinale, mensile, secondo necessità) che riassuma tutte le novità che si sono avute in un determinato lasso di tempo.

La newsletter consente anche di spaziare con la creatività, coinvolgendo i dipendenti in maniera proattiva.

Riunioni attraverso le videochiamate online

La settimana scorsa abbiamo parlato dell’importanza delle riunioni in un’azienda e di come gestirle al meglio affinché l’attenzione e la produttività dei dipendenti non vada persa.

Ma come fare quando i dipendenti sono in smart working?

La tecnologia per fortuna ci viene in aiuto e consente di iniziare riunioni online in qualunque parte del mondo ci si trovi.

Basta scaricare un programma di videochiamate (vi sono dei programmi creati appositamente per le riunioni aziendali in remoto) ed invitare i dipendenti che dovranno partecipare alla riunione ad essere contemporaneamente presenti.

Formazione e seminari a distanza

Il periodo di lavoro da remoto può essere utilizzato anche per investire sulla formazione e l’aggiornamento dei dipendenti.

Lo si può fare caricando ad esempio sul sito web aziendale dei video, oppure con degli spunti inviati per e-mail.

C’è poi chi punta sui cosiddetti “webinar”, cioè sui seminari a distanza: in questo caso, oltre al conduttore del video (ad esempio il datore di lavoro) vi dovranno essere anche altri partecipanti (esperti di un certo settore, o di un argomento).

Si potranno approfondire argomenti come la gestione dello stress sul lavoro, la leadership, l’individuazione degli obiettivi, e così via.

L’importante è che i dipendenti risultino sempre interessati al lavoro e alla produttività aziendale.

Ora vediamo invece un altro aspetto fondamentale, in contesti di emergenza: il mantenimento dell’efficienza dei servizi aziendali.

Vedremo come in questi casi sia essenziale che “il capo” risulti perfettamente organizzato nella distribuzione dei compiti.

Ecco allora qualche consiglio per gestire al meglio l’impresa in periodi particolari, come può essere quello di un’emergenza sanitaria, o altre evenienze.

Prima dritta: garantire l'efficienza dei servizi aziendali, senza dimenticare la sicurezza

Il primo consiglio che posso darti in qualità di Consulente riguarda il mantenimento dell’efficienza dei servizi che la tua azienda sarà in grado di offrire alla clientela (anche questo è comunicazione!).

Fondamentale da parte del titolare la messa a punto (e poi in atto) di un piano organizzativo che, dopo una riunione svolta alla maniera di cui abbiamo parlato nell’articolo della scorsa settimana, verrà comunicato a tutti i dipendenti.

In tale piano dovrai prevedere l’eventualità di una quarantena da parte di qualche dipendente, o l’obbligatorietà dello smartworking per una certa percentuale di lavoratori.

Ecco che allora dovresti innanzitutto stilare un elenco di quali siano le attività che possano essere svolte anche a distanza, e di quelle che invece sono necessarie in presenza e in sede.

In secondo luogo procedi con mettere giù una lista dei fornitori essenziali e dei clienti migliori a cui comunicare tutte le informazioni riguardanti la tua azienda. 

Cosa comunicare ai fornitori e ai clienti: un rapporto da lasciare sempre attivo

Approfondiamo brevemente questo aspetto, sottolineando come il rapporto con i fornitori e i clienti migliori vada lasciato sempre attivo, in quanto vitale per la continuità operativa dell’azienda stessa.

Questo canale comunicativo infatti non va mai interrotto neppure nei periodi di emergenza.

In questo caso, anzi, fornitori e clienti vanno tenuti sempre al corrente di possibili cambiamenti all’interno della realtà aziendale.

Se ti stai chiedendo cosa vada comunicato in maniera prioritaria, posso dirti che di sicuro dovrai far sapere:

  • Ai clienti: se l’azienda o l’attività commerciale è aperta al pubblico, quando è aperta (giorni ed orari) e come (modalità stabilite da disposizioni di leggi in vigore). Se qualche servizio deve essere sospeso fornire ai clienti eventuali contatti sostitutivi e tutte le modalità di interazione per usufruire dei servizi erogati dalla tua azienda.
  • Ai fornitori: va sempre comunicata la modalità di ricevimento dei prodotti e delle merci. Se ciò non è possibile, cerca di avvisare con largo anticipo.

Fondamentale aggiornarsi costantemente sulle leggi e le disposizioni da parte delle autorità

In situazioni di emergenza tocca a te, datore di lavoro, il dover sempre monitorare con attenzione e costanza le disposizioni messe in atto dalle autorità competenti sulle azioni riguardanti le aziende.

Tali disposizioni possono infatti cambiare anche giorno dopo giorno, ed essere disattenti significherebbe far perdere credibilità e produttività all’azienda.

Cosa fare allora? Il consiglio è quello di aggiornarsi quotidianamente ed essere sempre bene informati.

Se non riesci a farlo in prima persona, delega a questa mansione un dipendente o un socio di cui hai particolare stima.

In seguito non dimenticare di fissare uno o più appuntamenti all’interno della settimana (puoi dare spazio a questi incontri o telefonate anche tutti i giorni): queste mini riunioni interne serviranno ad avere uno scambio di idee allo scopo di valutare eventuali cambiamenti al modo in cui l’azienda sta operando nella comunicazione e sul come procedere.

Il confronto costante è comunque necessario.

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