"Posto di lavoro"
Come e perché renderlo vivibile
Il posto di lavoro è di sicuro quello in cui la stragrande maggioranza di noi tutti trascorre la stragrande maggioranza del proprio tempo.
Questo significa che dovrà essere confortevole, comodo, pratico ed usabile.
Molto spesso invece si assiste a luoghi di lavoro che sono delle vere e proprie stamberghe: terribili da guardare, di pessimo impatto per i visitatori esterni (che magari arrivano in azienda per delle riunioni o incontri) e assolutamente invivibili per chi ci lavora.
Come fare allora per rendere questi spazi piacevoli per chi vi trascorre all’interno tante ore al giorno?
Ecco qualche consiglio per te imprenditore e datore di lavoro!
Uno spazio di lavoro più confortevole aiuta a produrre di più
Quello che spesso gli imprenditori trascurano è il fatto che un luogo di lavoro confortevole per i dipendenti aiuta a produrre di più.
Anche se si gestisce una microimpresa con soli 3 o 5 dipendenti infatti, se il posto in cui si trascorrono almeno otto ore al giorno non è abbastanza pulito, organizzato, illuminato, o ben riscaldato/rinfrescato, non consentirà di produrre molto a livello aziendale.
E questo andrà a scapito anche tuo, caro imprenditore e datore di lavoro.
Perciò, quando devi arredare gli uffici della tua impresa, non lesinare sui costi: contatta degli architetti o degli interior designers per studiare anche questi aspetti.
Ma non preoccuparti, se non sai da dove cominciare: noi di Studio Freccia siamo qui apposta, per darti delle giuste dritte.
Comincia con il famoso concetto di decluttering
Il decluttering è quell’azione che può essere spiegata con il concetto di riordino.
In pratica ci si disfa di vecchie scartoffie, documenti inutili e oggetti che servono solo a catturare polvere, per fare spazio a tante nuove idee.
Già, perché riordinando ed eliminando quello che non serve ne trae beneficio anche la creatività.
E questo vale soprattutto se gestisci un’azienda di tipo creativo, appunto, dove i tuoi dipendenti dovranno ogni giorno dar vita a qualcosa di nuovo, in qualsiasi campo.
Ti consigliamo di provare allora il metodo dei tre scatoloni: tieni, cestina e dona.
Mentre esamini i tuoi oggetti, mettili in uno di questi tre scatoloni.
Ciò ridurrà al minimo la quantità di oggetti che hai nel tuo ufficio e ti consentirà di concentrarti sulla conservazione di ciò che è importante.
Crea delle aree lavoro specifiche
Una volta che ti sarai liberato di tutto quello che non serve, prova ad organizzare delle aree di lavoro specifiche nel tuo ufficio.
Ad esempio, crea uno spazio per scrivere, uno per archiviare i tuoi documenti ed uno per posizionare i tuoi oggetti personali (cornici, foto di famiglia, gadget, etc.).
Sai far questo a cosa serve?
A ridurre al minimo la frustrazione del non trovare qualcosa e consentirà ai tuoi dipendenti di svolgere il lavoro in modo efficiente.
Investi in soluzioni di archiviazione
Una delle cose più semplici che puoi fare è acquistare forniture per l’organizzazione.
Alcuni esempi?
Dei portamatite per utensili da scrittura, organizer per vassoi per cassetti o i divisori da mobili che possono essere riutilizzati per documenti e faldoni.
Investire in queste forniture organizzative manterrà i documenti dell’ufficio sempre in ordine e facilmente accessibili in qualsiasi momento.
Ovviamente i documenti vanno anche archiviati con ordine preciso.
Non cambiare questo tipo di ordine ma cerca di seguire sempre lo stesso.
Se hai deciso di archiviare i tuoi documenti per ordine alfabetico, poi non cambiare il metodo per argomento o per numero: rischieresti di creare solo confusione.
L'etichettatura è fondamentale
Le etichette non sono mai abbastanza!
Etichettare gli oggetti nel tuo ufficio è la chiave per avere uno spazio organizzato.
Puoi utilizzare etichette adesive scritte a mano o stampate da un’etichettatrice.
Ma la linea di fondo è che avere un metodo di etichettatura coerente rende gli articoli facili da identificare.
Evita il sovraccarico di note adesive
È facile dipendere dalle note adesive per i promemoria.
Tuttavia, due note adesive possono facilmente trasformarsi in venti, il che crea caos e disordine nel tuo ufficio.
Non è una brutta cosa annotare i tuoi promemoria, ma ti suggeriamo di procurarti un’agenda o un calendario per tenerli in un posto per rimanere organizzati.
Oggi poi ce ne sono tantissimi digitali: ne beneficerà anche il design di arredo della tua azienda.
Per quanto riguarda il decluttering e l’archiviazione può bastare.
Finora ci siamo occupati di un argomento che ci sta molto a cuore, e che però ancora troppi imprenditori, soprattutto di piccolissime e micro aziende, trascurano: l’ambiente fisico di lavoro.
Un posto dove tu datore di lavoro e i tuoi dipendenti trascorrete la maggior parte della giornata, e che può davvero influenzare la psiche, ed anche la salute fisica, oltre che la produttività dei lavoratori.
Abbiamo cominciato a darti perciò qualche consiglio su come rendere migliore, più bello e più funzionale il tuo ufficio, con una giusta archiviazione e un buon decluttering (cioè il buttare via quello che non ti serve).
Ora ci concentreremo invece sulla pulizia del luogo di lavoro.
Non dimenticare mai e poi mai di pulire costantemente il tuo ufficio
Molte persone purtroppo dimenticano di pulire adeguatamente il proprio ufficio.
Pessima abitudine!
Il fatto che tu disponga di poco spazio e che magari hai solo quattro o cinque dipendenti non ti giustifica.
Il tuo luogo di lavoro designato, per piccolo che sia, dovrebbe essere curato come qualsiasi altro spazio della tua casa.
Vivi in una casa pulita, ci auguriamo: e allora, quello che fai in casa dovrai trasferirlo anche nella tua azienda o ufficio.
Il consiglio è quello di pulire la scrivania, spazzare i pavimenti e igienizzare almeno una volta alla settimana tutti gli oggetti che tocchi di frequente, come il telefono o la tastiera del computer.
Vuoi sapere quali saranno i benefici di una maggiore pulizia nel tuo ambiente di lavoro?
Eccoti accontentato.
I benefici di una maggiore pulizia nel tuo ambiente di lavoro
Un ufficio ordinato e pulito riduce le distrazioni, con conseguente aumento della produttività e un lavoro di qualità ancora più elevata.
Non solo, ecco quali altri benefici può portare il lavorare in un ambiente pulito ed igienizzato.
- Aumenta la soddisfazione dei dipendenti: un ambiente di lavoro pulito genera soddisfazione e aumenta il morale dei dipendenti. I lavoratori si sentono più apprezzati dai loro datori di lavoro e dall’azienda quando possono vedere lo sforzo che viene fatto per garantire la pulizia e l’ordine in ufficio.
- Motiva i dipendenti: i luoghi di lavoro puliti appaiono più dignitosi e rispettabili, il che contribuirà a influenzare la mentalità dei tuoi dipendenti e li ispirerà ad agire in modo più professionale. Questo li aiuterà a concentrarsi sui compiti a portata di mano e a fare del loro meglio.
- I tuoi dipendenti saranno più felici: poiché i tuoi dipendenti trascorrono la maggior parte della giornata in ufficio, diventa necessario associare sentimenti positivi all’essere sul posto di lavoro. Quando i dipendenti hanno il morale alto e soddisfazione sul posto di lavoro, ne consegue che sono più felici.
- Le attrezzature e gli arredi durano di più: mantenere pulito il posto di lavoro ti garantisce una maggiore durata delle attrezzature e degli arredi. Investire in detergenti di alta qualità, ecologici e sicuri per il lavoro non solo aiuta a garantire l’efficacia del processo di pulizia, ma salvaguarda anche la salute e il benessere della forza lavoro, delle risorse e dell’ambiente.
Se proprio non riesci da solo a mantenere il tuo ufficio o i locali della tua azienda puliti ed igienizzati alla perfezione, puoi rivolgerti a delle imprese di pulizia professionali che operano proprio per questo.
In tal modo sarai sicuro del risultato che otterrai e tu non farai fatica.
Il contributo all'igiene però deve venire da tutti
Se un’impresa di pulizie si occuperà di pulire e detergere al meglio gli spazi della tua azienda, all’igiene dovrà pensare tutto il tuo staff di dipendenti, oltre che tu come imprenditore in primis.
Questo contributo dovrà essere un’abitudine e dovrà esprimersi in queste modalità che ti indichiamo di seguito.
- Lava le mani in maniera corretta: questo è uno dei modi più efficaci per limitare la diffusione dei batteri. Incoraggia i tuoi dipendenti a prendere l’abitudine di lavarsi correttamente le mani, soprattutto prima di mangiare e dopo aver usato il bagno. Metti i disinfettanti per le mani o l’alcool in posizioni strategiche in modo che possano essere utilizzati tra un lavaggio e l’altro.
- Consenti il lavoro a distanza per i dipendenti malati: il lavoro a distanza è una situazione vantaggiosa per te e il tuo dipendente malato: puoi mantenere il resto della tua forza lavoro protetto dalla malattia e il dipendente malato può comunque essere produttivo e consegnare il lavoro necessario.
Continuiamo ora il nostro approfondimento sull’importanza di avere un ufficio bello, pulito, organizzato, per far sì che la produttività della nostra azienda sia sempre in crescita e che i dipendenti rendano ogni giorno di più, proprio in virtù del fatto che trascorrono del tempo in un ambiente salubre e piacevole.
Prima di affrontate il tema della giusta illuminazione, però, vogliamo darti gli ultimi consigli sulla pulizia degli uffici.
Gli ultimi consigli in fatto di pulizia
Investi in detergenti sicuri ed efficaci.
Non tutti i prodotti per la pulizia sono uguali, questo lo sai.
Dai un’occhiata attenta alle etichette dei detergenti tradizionali, come “detergenti”, “sgrassanti” e “disinfettanti”, e scoprirai che molti contengono degli ingredienti nocivi.
La scelta di una gamma sicura ed efficace di detersivi garantisce la salute della tua forza lavoro.
Non ci vogliamo certo mettere a fare i pignoli sulle marche di detersivo, ovvio, però valuta di spendere qualcosina in più in questo campo.
Questo anche perché il personale addetto alle pulizie potrà pulire in modo efficiente, risparmiando tempo e denaro.
• I tuoi dipendenti devono essere puliti. Su questo non devi mai transigere. Il tuo dipendente rappresenta la tua azienda e te, che ne sei il capo. Se si presenta al pubblico, o ai clienti, in maniera sciatta o, peggio, sporca, non ci sarà alcun vantaggio per la tua impresa. Istruisci allora tutti e ricorda regolarmente ai tuoi lavoratori l’importanza di mantenere pulito il posto di lavoro e perché tutti dovrebbero intervenire e fare le pulizie, se se ne presenta la necessità.
• I tuoi dipendenti devono collaborare. Incoraggia i tuoi dipendenti a praticare un regime di pulizia semplice e diretto, come pulire le scrivanie dell’ufficio (comprese tastiere di computer, mouse e telefoni) con uno spray igienizzante una o due volte alla settimana; in uffici più grandi possono mantenere puliti gli spazi comuni, come lo spazio per le pause (incluse le macchine per il caffè, frigoriferi, lavandini), solo per citarne uno.
Ed ora, spazio alla giusta illuminazione
L’illuminazione sul posto di lavoro svolge un ruolo cruciale per la produttività e il benessere.
Una luce troppo debole o troppo intensa provoca spesso mal di testa e talvolta può anche disturbare il ritmo biologico dei dipendenti, che soffriranno di affaticamento e avranno problemi di concentrazione.
Una scarsa illuminazione aumenta anche il rischio di errori e incidenti.
L’illuminazione che evita tutti questi problemi consiste in una soluzione che mescola sapientemente luce diretta e indiretta.
L’illuminazione negli ambienti di lavoro è un argomento complesso, tuttavia ci sono molti fattori da considerare.
Prima di tutto: prediligi la luce naturale, quella del giorno
Si tratta allora di un aspetto che richiede particolare attenzione, ma il primo fattore da considerare è la luce diurna.
Nessuna luce artificiale può sostituire la luce del giorno, bisogna proprio ammetterlo.
I dipendenti che trascorrono la maggior parte della giornata al chiuso hanno bisogno della luce del giorno più di chiunque altro.
Essendo una fonte naturale, derivata direttamente dai raggi solari, aiuta a migliorare la concentrazione e il benessere, e in più ti farà risparmiare in bolletta.
Idealmente, assicurati che la postazione di lavoro sia vicino a una finestra.
Attenzione però a non posizionare la stessa postazione proprio davanti alla finestra, per evitare che chi sia alla scrivania risulti poi abbagliato dal sole.
In questo modo catturi la maggior parte della luce diurna e benefici di una condizione essenziale per una buona giornata lavorativa.
Illuminazione ergonomica: sai di cosa si tratta?
Affinché un dipendente possa lavorare in modo efficace, deve disporre di una postazione di lavoro ergonomica.
Questo vale da tempo non solo per le sedie da ufficio, ma anche per l’illuminazione degli uffici.
E la legislazione segue la stessa linea.
Se vuoi lavorare in modo efficiente, hai bisogno di un posto di lavoro con condizioni ottimali.
Gli effetti positivi dell’illuminazione ergonomica, tuttavia, rimangono sottovalutati e spesso non conosciuti affatto.
Ciò si spiega con il fatto che l’ergonomia è spesso ridotta alla sola disposizione degli uffici.
Nel senso proprio del termine, invece, l’ergonomia consiste nell’adattare l’ambiente e le condizioni di lavoro alle esigenze delle persone.
Ciò include anche una buona illuminazione.
Ed eccoci giunti all’ultima parte di questo articolo, in cui ci siamo focalizzati sul mantenere l’ufficio e il posto di lavoro in buone condizioni per favorire la produttività dei dipendenti.
Abbiamo accennato anche all’importanza della giusta illuminazione, e in particolare dell’illuminazione ergonomica.
Oggi andremo ad approfondire questo argomento, indagando anche sulle postazioni di lavoro ergonomiche, con tanti particolari che potranno tornare utili per la tua azienda.
Gli effetti positivi dell'illuminazione ergonomica sono sorprendenti
Affinché un dipendente possa lavorare in modo efficace, deve disporre di una postazione di lavoro ergonomica.
Questo vale da tempo non solo per le sedie da ufficio, ma anche per l’illuminazione dei posti di lavoro.
La legislazione, le normative in proposito, seguono la stessa linea.
Se vuoi che i tuoi dipendenti lavorino in modo efficiente, perciò, hai bisogno di un posto di lavoro con condizioni ottimali.
Gli effetti positivi dell’illuminazione ergonomica, tuttavia, rimangono sottovalutati.
Ciò è spesso spiegato dal fatto che l’ergonomia è spesso ridotta alla sola disposizione degli uffici.
Nel senso proprio del termine, invece, l’ergonomia consiste nell’adattare l’ambiente e le condizioni di lavoro alle esigenze delle persone.
E questo significa puntare anche su una buona illuminazione.
I vantaggi dell'illuminazione ergonomica per il tuo posto di lavoro
Ora ti elencheremo tutti i vantaggi che un’illuminazione di tipo ergonomico avrà sulla salute dei tuoi lavoratori
Concentrazione
La mancanza di luce porta automaticamente alla stanchezza, perché il corpo pensa che sia già sera e poi passa alla modalità notturna. I dipendenti sono quindi meno capaci di concentrarsi e fare più errori. Non sono più così ricettivi e attenti. L’illuminazione ergonomica sul posto di lavoro, invece, può aumentare la concentrazione, il che renderà più facile portare a termine anche le attività più complesse.
Produttività
In generale, l’illuminazione ergonomica sul posto di lavoro porta a risultati e migliori prestazioni. Quando le condizioni di illuminazione sono buone, i progetti vengono spesso elaborati in modo più rapido ed efficiente. Ciò è dovuto a una maggiore motivazione e al fatto che i dipendenti si sentono più a loro agio.
Soddisfazione
L’efficacia del lavoro di un dipendente è spesso legata alla sua soddisfazione. Trascorrere otto ore al giorno seduti in un posto di lavoro poco illuminato non favorisce il benessere, tutt’altro. E quando il benessere non c’è, le prestazioni ne risentono notevolmente. Una buona illuminazione è un fattore essenziale per la soddisfazione sul lavoro, in quanto aumenta automaticamente il benessere.
Salute
L’illuminazione ergonomica contribuisce alla salute. E questo è tanto più vero quando si tratta di luce naturale. La luce del giorno è infatti essenziale per il corpo umano, che ne ha bisogno per produrre vitamina D, che è in gran parte responsabile dell’umore. Va inoltre ricordato che un’illuminazione inadeguata può irritare gli occhi e danneggiarli. Il mal di testa è un altro effetto collaterale della scarsa illuminazione.
Riduzione dei costi
Infine, se un’azienda fa affidamento sull’illuminazione ergonomica della postazione di lavoro, può risparmiare denaro in determinate circostanze, perché l’uso corretto della luce solare e l’uso di apparecchi per ufficio ad alta efficienza energetica possono ridurre significativamente il consumo di energia elettrica ed energia.
I punti chiave per una buona illuminazione in ufficio
Questi che leggerai ora sono invece tutti i punti chiave per ottenere una buona illuminazione in ufficio, con i vantaggi che ti abbiamo appena elencato.
Prendi nota.
- La postazione di lavoro deve essere allineata parallelamente alla finestra;
- Dovrebbero esserci sempre misure di protezione solare;
- È meglio privilegiare superfici poco riflettenti;
- Idealmente, le pareti dovrebbero essere dipinte con tonalità pastello chiare;
- Anche gli armadi e i mobili più grandi devono essere luminosi e avere riflessi diffusi;
- L’illuminazione ottimale combina luce diurna e luce artificiale, quest’ultima a sua volta una combinazione di luce diretta e indiretta.
Quest’ultimo punto che si sofferma sulla combinazione di luce diretta ed indiretta è davvero di importanza cruciale.
Entrambi i tipi di illuminazione sono essenziali per la produttività e il benessere dei dipendenti.
Se però non conosci la differenza tra illuminazione diretta ed indiretta, te la indichiamo subito.
- L’illuminazione indiretta è quella che illumina l’ufficio grazie ai riflessi o tramite un montaggio a soffitto. Dobbiamo riuscire a trovare questo tipo di illuminazione in tutte le stanze.
- L’illuminazione diretta invece illumina direttamente la postazione di lavoro o la scrivania, consentendo così una situazione di illuminazione individuale e selettiva.