Sei seduto alla tua scrivania, in questa calda giornata di agosto, tenendoti la testa e sbuffando perché in azienda le cose non vanno mai per il verso giusto.

Sì, ok, non sei sull’orlo della bancarotta, per carità, ma non c’è giorno in cui non si verifichi un problema: lavori in ritardo, reparti che non interagiscono tra loro, gente che diventa pazza a fare lavori basici che non richiederebbero più di un tot di tempo al giorno, errori ricorrenti nella produzione…

E allora sei lì, con l’ennesimo mal di testa a domandarti:

“Perché diamine la mia azienda è così incasinata?”

Senza ricercare chissà quale motivo, noi di Studio Freccia abbiamo un’ipotesi pronta per te: al tuo team mancano le giuste procedure di lavoro.

Sembra una cavolata, ma non lo è per niente.

Riflettici un attimo.

Quando prendi un aereo e sali a bordo, tutti, dal capitano alle hostess, hanno in mano dei fogli o un tablet con delle procedure scritte sopra che loro devono sempre e costantemente seguire alla lettera, pena malfunzionamenti anche gravi all’intero velivolo.

E quando (facendo le corna 🤘) devi andare dal medico o in ospedale, non è forse vero che tutti, dal primario all’infermiere seguono procedure standard per esami, utilizzo di macchinari, analisi, ecc., pena una diagnosi errata, valori sfalsati, esiti da buttare?

E questo non vale solo per aerei e ospedali, ma vale per ogni singolo luogo di lavoro: DEVONO ESSERCI SEMPRE DELLE PROCEDURE.

Altrimenti è l’anarchia totale e sai qual è il prezzo per la completa mancanza di regole?

👎 Inefficienza – I dipendenti perdono tempo a cercare di capire cosa fare e come farlo, invece di farlo

❌ Errori Costanti – Senza una guida chiara, gli errori non sono solo probabili; sono garantiti.

☹️ Morale in caduta libera – Gli esseri umani sono creature d’abitudine; senza una routine e delle linee guida, si sentono persi e demotivati.

💸 Perdita di clienti – Una squadra disorganizzata è evidente anche all’esterno… e indovina un po’? I clienti se ne accorgono e scappano a gambe levate.

🗑 Spreco di Risorse – Tempo, denaro, energie… tutto sprecato in attività non ottimizzate.

Ecco dunque tutte le terribili conseguenze che delle semplici procedure potrebbero prevenire.

Ma come fare per mettere in atto tutto ciò?

Le procedure sono una cosa bella, ma ci vogliono tempo, energie, riunioni con i diretti interessati per crearle e metterle a regime.

Ebbene sì: ci vuole molto tempo e molta organizzazione per produrle una volta e per sempre (poi verranno aggiornate periodicamente in base ai cambiamenti e alle innovazioni, però è più facile partire da una base già pronta piuttosto che da zero ogni volta) 😉

Se questo ti sembra un investimento gravoso di tempo, soldi ed energie, pensa a quanto tempo, soldi ed energie impiega un titolare se un cliente lo abbandona o alcuni dipendenti, stanchi, se ne vanno via o quando gli errori e i ritardi si accumulano sulle sue spalle… e fai un confronto: vedrai che non c’è storia, sempre meglio investire in anticipo che a frittata fatta! 💪

Dunque, ecco qualche dritta per ottimizzare al meglio tutto il lavoro da fare per creare finalmente queste procedure:

Dritta #1

📊 Mappatura dei Processi 📊

Siediti a tavolino con il tuo team, definisci ogni singolo passaggio chiave delle attività: so che sembrerà una rottura, ma ringrazierai il cielo di averlo fatto, dopo.

Dritta #2

📚 Manuali Operativi 📚

Una volta mappato il processo, rendilo ufficiale: crea manuali operativi cartacei o digitali che chiunque potrà consultare e seguire alla lettera.

Dritta #3

👨‍🏫 Formazione 👨‍🏫

Non basta avere un manuale: devi assicurati che tutti sappiano metterlo in pratica, perciò investi nella formazione periodica del tuo team al completo.

Dritta #4

👍 Feedback Regolari 👍

Le procedure dovrebbero essere vive e flessibili, proprio come la tua impresa; è necessario, dunque, chiedere feedback e aggiornamenti a tutti, per aggiustare il tiro e migliorare le procedure quando necessario.

Dritta #5

💻 Tecnologia 💻

Utilizza software e strumenti che facilitino la standardizzazione dei processi: ci sono un sacco di opzioni là fuori ed è tuo preciso compito di imprenditore e titolare d’azienda, trovare tutte le tecnologie che funzionano per te.

*   *   *

Lo sappiamo che, messa così, sembra una sfida bella grossa da affrontare, ma puoi stare sicuro di una cosa: se vuoi che la tua azienda cresca, DEVI creare un sistema basato il più possibile sulle procedure.

Non aspettare nemmeno un altro giorno: rimboccati le maniche, riunisci tutti e comincia a strutturare il tuo business in maniera ottimale, smart e moderna.

Alla prossima sfida, collega, e ricorda: in un’impresa, così come nella vita, chi non ha una direzione finisce ovunque, tranne nel posto in cui vuole veramente arrivare! 😉