Quanto è importante delegare per un imprenditore?

Ecco qualche consiglio per te

Venerdì 5 novembre 2021

Voi che ci seguite da tanto, quasi tutti piccoli imprenditori, ma anche professionisti, spesso ci chiedete come poter delegare al meglio determinate mansioni e quanto il concetto di delega sia fondamentale per l’attività di imprenditore e datore di lavoro.

L’argomento è molto sentito: proprio per questo abbiamo pensato di dedicargli i prossimi articoli.

Cominciamo allora con il capire quanto è importante delegare, e vediamo quali sono le “regole” che puoi seguire facilmente per acquisire questo atteggiamento virtuoso.

Non puoi assumerti tutte incombenze di un'azienda: non puoi fare tutto tu!

Quando metti su e porti avanti un’attività, è naturale che tu ti assuma molte responsabilità.

All’improvviso ti trovi ad interpretare il ruolo di un venditore, di un innovatore, di un manager finanziario e di un leader tutti insieme.

Intanto devi ancora occuparti di tutti i piccoli compiti della routine quotidiana.

All’inizio può essere divertente, ma alla fine questa cosa inizierà a divorarti.

Comincerai a lavorare sempre di più, per ore ed ore, notti e fine settimana e non ti sembrerà mai di vedere la luce in fondo al tunnel: sempre più cose da fare.

Ti ci ritrovi in questo ritratto?

Allora è il caso che tu segua le dritte che sto per darti e che cominci a DELEGARE.

La delega è un fattore chiave per il successo imprenditoriale, sia a livello personale che professionale, e ti farà crescere più di quanto tu possa credere.

Parliamoci chiaro: non puoi fare tutto tu, anche perché rischieresti di fare tutto male.

Riconosci il momento in cui non puoi più farcela da solo e agisci in questo modo

Qui dobbiamo essere molto chiari: se aspetti di essere sopraffatto e sul punto di esaurirti, delegare alcuni compiti potrebbe finire per stressarti e potrebbe addirittura non essere più sufficiente.

Devi invece riconoscere il prima possibile quando il tuo lavoro si sta accumulando troppo e a quel punto dovrai prendere misure per affrontare la cosa.

Come?

Beh, potresti innanzitutto assumere qualcuno di nuovo, poi organizzare le tue attività in elenchi e liste con livelli di priorità, oppure aiutare qualcuno a sviluppare nuove abilità per affrontare una parte del tuo lavoro, affiancandolo.

Per delegare devi conoscere punti di forza e debolezza del tuo team

Prima di iniziare ad assegnare compiti, devi essere consapevole dei punti di forza e di debolezza del tuo team.

Ogni individuo ha infatti delle capacità uniche che può mettere a disposizione della squadra, quindi se vuoi ottenere il massimo dal tuo processo di delega, devi valorizzare queste caratteristiche individuali.

Ad esempio, uno dei tuoi dipendenti potrebbe essere lento ma metodico e preciso, mentre un altro è un po’ sciatto, ma molto veloce.

Al primo puoi delegare compiti importanti ma non urgenti, e al secondo puoi delegare le attività che devi svolgere subito, ovviamente facendo un check finale per evitare errori.

E qui veniamo ad un altro importante consiglio.

Fidati, ma verifica sempre che tutto stia andando secondo le tue direttive

Certamente dunque dovrai fidarti dei tuoi dipendenti per fare il miglior lavoro possibile, altrimenti non li avresti assunti, giusto?

Una volta assegnata un’attività e stabilita una scadenza, è giusto che tu abbia fiducia nel fatto che riusciranno a portare a termine il lavoro.

Tuttavia, è anche una buona idea controllare che tutto proceda secondo le tue direttive.

Stabilisci perciò linee di comunicazione aperte in modo che tu e i tuoi compagni di squadra possiate aggiornarvi a vicenda sui progressi, solo per garantire che la scadenza venga rispettata e che non ci siano ulteriori punti di confusione.

Abbiamo visto quanto delegare risulti fondamentale per la buona salute di un’azienda e dei suoi titolari.

Oggi andiamo più a fondo e ci occupiamo dei livelli della delega.

Già, hai capito bene: non esiste un solo modo di delegare, ma più cresci come professionista e come impresa, più avrai bisogno di avanzare di livello in questo senso.

Livello 1: non delegare assolutamente niente!

Assodato il fatto che come imprenditore puoi adottare diverse tipologie di delega e che più un’azienda cresce, più deve passare ad un livello successivo (livelli più elevati ti permettono infatti di scalare molto, molto di più), cerchiamo di analizzare quali sono questi livelli di delega.

Il primo livello consiste nel non delegare assolutamente niente a nessuno.

Questo modo di fare viene spesso adottato dal professionista che fa tutto da sé.

Anche se ha dipendenti, perciò, non dà fiducia a nessuno, e non consente di svolgere niente in autonomia.

Ora, se appartieni a questa categoria, forse soffri di una mania del controllo eccessiva, e il consiglio è quello di lasciarti andare e di fidarti dei tuoi dipendenti: ci sarà un motivo perché li hai assunti, no?

Inoltre, sappi che se sei al livello 1, il tuo fatturato dipenderà da quante ore lavori, e non dalla qualità del lavoro di squadra.

Livello 2: delegare quello che non sai fare bene

Quando disponi di un giro di clienti abbastanza folto tanto da assumere un professionista che ti aiuta, le prime cose da delegare sono quelle che sono importanti, ma che tu personalmente non sai fare bene.

Ti concentri sulle poche cose in cui risplendi, e lasci tutto il resto a collaboratori che sono più bravi di te a fare il resto.

Bene: se sei al livello 2 puoi scalare già tanto (basta assumere altre persone), ma non all’infinito: certe operazioni vengono svolte ancora da te.

A questo punto facciamo una pausa, perché occorre un piccolo approfondimento.

È importante che tu capisca come imprenditore che non si delega perché da solo non riesci a portare a termine determinate mansioni.

Delegare implica invece una vera e propria strategia portata avanti da una mente votata al business, che si è resa conto quanto sia cruciale per l’impresa che si gestisce favorire l’assegnazione delle responsabilità a tutti senza eccedere in accentramento dei poteri.

Delegare allora non significa trovare un capro espiatorio disposto a fare tutto quello che a noi non va.

Non funziona così!

Semplicemente tutti remano verso la stessa direzione per arrivare prima e meglio al traguardo.

Livello 3: delegare quello che sai fare bene

All’ultimo livello, il terzo, potrai trovarti quando dovrai delegare TUTTE le operazioni, tutta la gestione quotidiana, ordinaria e operativa del tuo business.

Questa cosa ti getta nello sconforto? Allora controlla meglio il processo di assunzione dei tuoi dipendenti o collaboratori.

Concentrati: la tua mente deve essere sulle cose più ad alto livello.

Sviluppare il team e le procedure per farlo lavorare al meglio, creare e testare nuovi prodotti, stringere nuovi accordi commerciali con altre aziende, diversificare il rischio.

Cose che solo tu puoi fare.

Se sei al livello 3, il fatturato della tua azienda è completamente scollegato dalle ore in cui effettivamente lavori.

Il tuo lavoro non è mandare avanti l’azienda giorno dopo giorno, ma porre le basi per la crescita futura.

Dopo aver visto i motivi per cui delegare si rivela importante e quali sono i livelli di delega a cui tu imprenditore puoi trovarti all’interno di questo processo, oggi ti aiuteremo a capire COME delegare.

Già, perché potrebbe capitare che magari tu vorresti anche delegare, ma non sai da dove cominciare.

Devi sapere cosa esattamente delegare

Delegare non è un’azione che può essere improvvisata.

Non tutti i compiti possono essere delegati.

Ad esempio, le revisioni delle prestazioni o qualsiasi questione relativa al personale dovrebbero essere gestite da te.

Tuttavia, molte altre attività quotidiane non richiedono la tua supervisione.

C’è un compito che affronti regolarmente nonostante tu sappia che il tuo collaboratore è meglio attrezzato per completarlo?

Se c’è qualcuno che potrebbe fare meglio il lavoro, e tu intanto potrai impiegare il tuo tempo in maniera più proficua, delega!

Ti aiuterà ad avere fiducia nel tuo team, dandoti anche il tempo di concentrarti su progetti più strategici.

Investi sui punti di forza dei tuoi dipendenti e mira agli obiettivi

Forse hai un collaboratore diretto che vuole acquisire esperienza nella gestione dell’azienda, per piccola che sia.

Oppure c’è uno stagista che potrebbe iniziare a supervisionare dei dati già acquisiti, o ancora qualche dipendente che potrebbe occuparsi dell’esecuzione di un progetto ben definito?

Il tipo di lavoro che deleghi potrebbe essere incluso nel loro piano di sviluppo professionale.

È molto probabile che nel tuo team ci sia qualcuno con le competenze specifiche necessarie per ottenere qualsiasi risultato desiderato.

Sfruttalo, e sfrutta i punti di forza dei tuoi dipendenti.

Quando qualcuno ha maggiori possibilità di eccellere, è più motivato e coinvolto, il che va a vantaggio dell’intera azienda.

Stabilisci prima il risultato desiderato

Scaricare semplicemente il barile sulle spalle di qualcun altro NON è delegare.

I progetti che trasferisci dovrebbero invece trovarsi all’interno di un contesto adeguato: il legame con gli obiettivi dell’azienda dovrebbe essere chiaro fin da subito.

E qui riportiamo una citazione importante che ti consigliamo di tenere a mente: “Devi avere una reale chiarezza di obiettivi”.

È quanto afferma sempre il professor Kevin Sharer della Harvard Business School prima di iniziare le sue lezioni del corso delle “Basi per il Management”.

Perciò, prima di affidare a chiunque un progetto, dovrai fargli sapere cosa deve completare ed entro quando farlo.

Chiarisci anche i parametri che utilizzerai per misurare il successo del suo lavoro.

Tutto chiaro?

Non dimenticare mai il giusto livello di autorità e la formazione necessaria

Se la persona a cui stai delegando un lavoro ha bisogno di formazione, risorse o un certo grado di autorità per completare il progetto assegnato, il tuo ruolo di imprenditore consiste nel fornirli tutti e tre.

Preparare qualcuno per un compito impossibile, infatti, non servirà a nessuno: il tuo dipendente/collaboratore non sarà in grado di ottenere il risultato desiderato e tu dovrai rimettere quel lavoro nella tua lista di cose da fare, avendo sprecato tempo prezioso.

Stai poi attento a che la persona a cui hai delegato il lavoro non prenda iniziative di cui non sei al corrente.

Questo non significa, attenzione, dire passo dopo passo come svolgeresti il compito assegnato e quindi controllare ogni parte del processo.

Dovrai concentrarti invece su qual è l’obiettivo finale desiderato, perché l’attività in sé è importante e aiuta a colmare tutte le lacune e le mancanze che potrebbero presentarsi.

Bene, queste sono le prime dritte da cui potrai cominciare per delegare al meglio.

Ma non finiscono qui: la prossima settimana seguici per avere altri consigli su come gestire perfettamente le tue deleghe.

Dopo i primi quattro step imprescindibili di cui abbiamo parlato la scorsa settimana, ecco altre dritte preziose che potranno aiutarti come piccolo imprenditore o libero professionista a delegare e far crescere la tua azienda.

Stabilisci un canale di comunicazione con i tuoi dipendenti

Stabilire un canale di comunicazione con la persona a cui stai delegando una mansione (dipendente o collaboratore che sia) ti consente di fare in modo che questa stessa persona si senta a suo agio nel porre domande e fornire aggiornamenti sui progressi, facilitando lo svolgimento dei progetti di lavoro.

Devi trovare una strada per capire effettivamente come stanno andando le cose.

Non puoi affidarti ad un atteggiamento del tipo:

“Ti affido solo un compito e non me ne preoccupo più”.

L’andamento dei progetti va monitorato costantemente, anche se non te ne occupi tu personalmente.

L’impostazione di controlli regolari e la fornitura di feedback costanti possono aiutare in questo.

Accetta gli eventuali fallimenti

Questo passaggio è particolarmente importante per i perfezionisti, i quali evitano di delegare perché pensano che il loro modo sia l’unico modo per portare a termine il lavoro.

Se ti riconosci in questo comportamento devi invece fare in modo di consentire e accettare gli eventuali fallimenti, non perché i tuoi dipendenti potrebbero fallire, ma perché ciò consentirà di migliorare attraverso gli sbagli, e permetterà alle persone a cui stai assegnando compiti, di adottare un nuovo approccio.

Se sei aperto a nuove idee e approcci al lavoro, ti sarà più facile delegare quando puoi.

Cerca di essere molto paziente e di non perdere la calma

Come manager e imprenditore probabilmente hai molti anni di esperienza all’attivo nel tuo campo.

Per questo motivo, un’attività che puoi completare in 30 minuti potrebbe richiedere a un dipendente un’ora intera la prima volta che la completa.

Ecco, questo potrebbe portarti ad astenerti dal delegare determinati compiti sapendo che tu puoi portarli a termine più velocemente.

In realtà non funziona così.

Sii paziente con i tuoi dipendenti.

Ripensa alla prima volta che tu hai completato un compito specifico all’inizio della tua carriera.

Probabilmente non eri efficiente come lo sei ora, giusto? Le tue capacità sono migliorate solo con il tempo e l’esperienza, oltre che per la fiducia che qualcuno, in passato, ha riposto in te.

Man mano che continui a delegare i tuoi dipendenti acquisiscono maggiore familiarità con le attività che devono essere completate: noterai così che il lavoro verrà svolto più velocemente nel tempo.

Assicurati di fornire e ricevere sempre dei feedback corretti

Oltre a monitorare i progressi, dovresti anche fornire dei feedback ai tuoi dipendenti dopo che le attività che hai delegato sono state completate.

E se un’attività non è stata completata come avevi prescritto?

In questo caso non aver paura di offrire critiche costruttive.

I tuoi dipendenti possono prendere spunto da questo feedback per apportare modifiche la prossima volta che viene assegnata loro un’attività simile e agire meglio.

D’altra parte, ricordati di fornire un feedback positivo e mostra il tuo apprezzamento quando un’attività è stata eseguita bene.

Per assicurarti di delegare in modo efficace, ti consigliamo anche di chiedere al tuo team qualsiasi parere e opinione che possa darti.

Chiedi ai tuoi dipendenti se hai fornito istruzioni chiare e decidi se c’è qualcosa che puoi fare per delegare meglio in futuro.

Attribuisci il merito a chi è dovuto: elogia i tuoi dipendenti!

Dopo aver delegato i compiti e averli portati a termine, attribuisci il merito a coloro che hanno realizzato il lavoro.

Riconoscere che il successo è dovuto al tuo team non è solo giusto, ma ha anche l’ulteriore vantaggio di rendere più coinvolti coloro che ti circondano.

Insomma: più ringrazi e attribuisci credito a coloro a cui hai delegato il lavoro, più è probabile che vorranno aiutarti in altri progetti in futuro.

Dopo aver cercato di analizzare con semplicità e chiarezza i vari aspetti della delega, l’ultima cosa da dire riguarda il come scegliere le persone o i dipendenti a cui delegare varie mansioni o progetti.

Ecco, anche stavolta, qualche dritta su come agire per il meglio.

Considera l'esperienza, il tempo a disposizione e le capacità della persona a cui deleghi

Delegare, come avrai capito, non è una cosa che si fa senza pensarci: prima occorre considerare diversi fattori nella scelta della persona a cui trasferire la responsabilità di determinati progetti.

I fattori più importanti da considerare includono:

  • L’esperienza, le conoscenze e le capacità del dipendente applicate al compito delegato;
  • Quali conoscenze, abilità e attitudini possiede già la persona che hai scelto?
  • Riesci a trovare tempo e risorse per fornire la formazione necessaria?
  • Qual è lo stile di lavoro preferito da te e dalla persona che sceglierai?
  • Quanto è indipendente la persona a cui assegnare un compito e cosa si aspetta dal proprio lavoro? Quali sono i suoi obiettivi a lungo termine?

Devi poi sempre tener conto, per un risultato ottimale:

  • Del carico di lavoro attuale del lavoratore che hai scelto: se è già pieno, meglio evitare;
  • Dell’eventuale intromissione con altre mansioni e tipi di lavoro
  •  

Mantieni sempre il controllo della situazione

Dopo aver eseguito i passaggi che ti abbiamo raccomandato per agire al meglio nella delega, assicurati di informare la persona, o il team, che hai scelto in modo appropriato.

Prenditi del tempo per spiegare perché sono stati scelti per il lavoro, cosa ci si aspetta da loro durante il progetto, gli obiettivi che hai per il progetto, tutte le tempistiche e le scadenze e le risorse a cui possono attingere.

Ah, non dimenticare di concordare un programma per il check-in con gli aggiornamenti sui progressi.

Infine, assicurati che la persona a cui hai delegato sappia che deve riportarti tutto se si verificano problemi, e che sei disponibile per qualsiasi domanda o guida necessaria man mano che il lavoro procede.

Tuttavia, questo non significa che devi abdicare del tutto al controllo.

In altre parole, non è che con la delega te ne puoi lavare le mani e disinteressarti completamente del progetto delegato!

Nel delegare in modo efficace, è necessario infatti raggiungere un attento equilibrio tra dare spazio sufficiente alle persone per utilizzare al meglio le proprie capacità, pur continuando a monitorare e supportare abbastanza da vicino per garantire che il lavoro venga svolto correttamente ed efficacemente.

Il lavoro che hai delegato ti viene consegnato: cosa fai adesso?

Quando il lavoro delegato ti viene restituito il tuo compito non è assolutamente terminato.

Il consiglio che qui ti diamo è di dedicare abbastanza tempo per esaminare a fondo i risultati e le modalità con cui il lavoro è stato svolto.

Se possibile, accetta solo lavori di buona qualità e completi.

Questo perché se sorvoli su alcuni dettagli e accetti un lavoro di cui non sei soddisfatto, oltre ad arrecarti un danno, chi ha svolto quel lavoro non imparerà come portarlo a termine nella maniera più corretta.

A peggiorare le cose c’è il fatto che potresti ritrovarti ad accettare un’intera nuova tranche di lavoro che probabilmente dovrai completare da solo.

Premia i buoni risultati e l'impegno e gli sforzi impiegati per raggiungerli

Naturalmente, quando ti viene restituito un buon lavoro, assicurati di riconoscere e premiare l’impegno e gli sforzi impiegati per portarlo a termine. 

Ne abbiamo parlato quando abbiamo trattato l’importanza per un buon imprenditore di valorizzare i propri dipendenti, ricordi?

Perciò in qualità di leader dovresti complimentarti con i membri del tuo team ogni volta che sei impressionato da ciò che hanno fatto.

Questo sforzo da parte tua contribuirà notevolmente a costruire la fiducia in loro stessi e l’efficienza dei membri del team.

In questo modo vincerete entrambi: loro da una parte (o la persona a cui hai delegato) e tu come “capo”, leader e imprenditore.

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