Videosorveglianza dei dipendenti

Quando è legittima e consentita?

Come ogni settimana eccoci all’appuntamento con le nostre rubriche dedicate alla gestione dei dipendenti in ufficio o in azienda e nei loro rapporti con i datori di lavoro.

Oggi vorrei iniziare a parlare di un argomento che, se non trattato con i termini giusti, potrebbe risultare parecchio ingarbugliato.

Mi riferisco alla videosorveglianza dei dipendenti.

Mi ci ha fatto riflettere l’e-mail di un mio cliente, che chiedeva espressamente consigli su cosa avrebbe dovuto fare.

Riporto uno stralcio del suo messaggio, che pubblico dietro suo permesso:

“Ciao Raffaele! Da qualche tempo ho il sospetto che alcuni miei dipendenti danneggino il patrimonio aziendale con azioni di furto. Non ho però nessuna certezza di chi sia a commettere queste azioni. […] Cosa dovrei fare per proteggere la mia azienda? È legittimo installare delle videocamere di sorveglianza senza alcuna limitazione?”.

Se come datore di lavoro ti sei trovato (o ti trovi) anche tu in questa situazione e i dubbi ti assalgono, è necessario fare chiarezza.

Proviamo allora a capire quali possono essere “le noie” che vanno aggirate, ovviamente in maniera del tutto legale, ci mancherebbe.

Per farlo, occorre conoscere bene l’argomento videosorveglianza, e visto che è abbastanza complesso, ho deciso di occuparmene in più articoli.

Di cosa parliamo quando ci riferiamo alla videosorveglianza

La prima cosa da chiarire ha a che fare con gli strumenti della videosorveglianza.

Quando parliamo di videosorveglianza ci si riferisce a tutti gli impianti audiovisivi e agli strumenti di controllo che possono essere applicati all’esterno e/o all’interno di un edificio per tutelarne la sicurezza.

All’interno di questo insieme vi sono poi impianti audiovisivi che devono essere giustificati per legge, ed altri, considerati mezzi meno invasivi, che invece possono essere utilizzati senza alcun tipo di permesso preventivo.

La valutazione di impatto preventiva

Per stabilirlo è necessaria una “valutazione di impatto preventiva”.

Tale valutazione si rende necessaria al fine di non infrangere le leggi sulla privacy.

Se ti stai chiedendo quand’è che diventa necessaria una valutazione di impatto ti dico subito che è il caso di tutti quei sistemi integrati che posizionano videocamere in diversi ambienti, collegando le visioni tra più soggetti.

Un altro caso è quello dei sistemi di tipo informatico che sono in grado di analizzare in maniera intelligente tutte le immagini registrate, fino a scoprire un tipo di comportamento di tipo sospetto da parte dei dipendenti (o di qualsiasi altro).

Se, infine, la zona da videosorvegliare è piuttosto vasta e sottoposta ad un passaggio di molte persone, allora la valutazione di impatto va sempre richiesta.

Ad ogni modo, per conoscere tutte le tipologie di strumenti sottoposti a valutazione di impatto preventiva ti consiglio di consultare lo specifico Regolamento Ue sul sito del Garante della Privacy.

Quando è possibile installare impianti di videosorveglianza in maniera legittima

Fatta questa premessa, veniamo alla domanda del mio cliente: “Legittimo installare videocamere di sorveglianza senza alcuna limitazione?”.

La risposta è sì, a patto di rispettare alcuni vincoli. In pratica ciò è possibile, ma solo se in precedenza sono state tentate soluzioni meno invasive, incluse misure di prevenzione.

Lo stabilisce la Circolare n.5 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Esistono però due eccezioni alla gradualità, e riguardano il preservare la sicurezza sul lavoro e il patrimonio aziendale.

In queste due circostanze, infatti, la videosorveglianza può avvenire senza alcuna limitazione, dovuta ad esempio all’oscuramento dei volti o a certi angoli di ripresa della videocamera.

I princìpi di legittimità e determinatezza dello scopo non devono però mai essere abbandonati.

In tema di videosorveglianza, oggi ci occuperemo di come tutelare il patrimonio aziendale attraverso questo tipo di mezzi, non violando gli accordi dei datori di lavoro con la Direzione Nazionale del Lavoro.

Per legge, infatti, un datore di lavoro non può videosorvegliare i propri dipendenti, a patto che la videosorveglianza non tuteli il lavoratore stesso.

La presenza delle videocamere, inoltre, deve essere nota a tutti, tramite cartelli o indicazioni.

Vediamo allora quando, nello specifico, queste ultime possono essere installate per la tutela del patrimonio aziendale.

L'uso della telecamera in azienda può essere consentito solo in 3 specifiche situazioni

Come di sicuro già avrai sentito dire, sorvegliare i propri dipendenti attraverso videocamere si configura come un reato.

Tuttavia la videosorveglianza è consentita in 3 casi:

Per tutelare la sicurezza sul lavoro: ad esempio se si tratta di un front-office con dipendenti in continuo contatto con persone, per cui si potrebbe verificare anche il caso di rapine.
Per esigenze organizzative e produttive: è il caso del monitoraggio del flusso della clientela, oppure di sorveglianza di macchinari che hanno bisogno di essere controllati nel loro funzionamento.
Per tutelare il patrimonio aziendale: in questo caso specifico, che ci interessa particolarmente, la videosorveglianza è consentita al fine di evitare che sia qualche cliente che qualche dipendente possano rubare, o prelevare della merce senza pagarla. Può accadere in supermercati (piccoli o grandi), altri esercizi commerciali o in azienda.

Una volta che ti sei accertato di rientrare in una di queste situazioni dovrai possedere un’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro o il permesso dei sindacati.

Successivamente la presenza delle videocamera va comunicata ai dipendenti e ai clienti tramite un cartello.

Fermo restando il divieto di installare videocamere in ambienti in cui la privacy è altamente tutelata, come i bagni.

Cosa deve fare il datore di lavoro

A questo punto, come datore di lavoro, se sei intenzionato ad applicare un regime di videosorveglianza all’interno della tua azienda, dovrai assicurarti di portare a termine altre due azioni.

Innanzitutto dovrai nominare un responsabile che si assicuri di gestire e tenere al sicuro i dati raccolti dalle videocamere.

Con “dati” ci si riferisce a: immagini ed informazioni se ci sono anche files audio al fine di tutelare la privacy delle persone riprese.

In secondo luogo dovrai tener presente (ed assicurarti che sia così) che le immagini potranno essere conservate solo per 24 ore dopo la ripresa, ad eccezione di casi speciali.

Quando si può fare a meno dei permessi ed agire liberamente

In alcuni casi il datore di lavoro può esimersi dal richiedere il permesso e le autorizzazioni necessarie da parte dei sindacati e dell’Ispettorato del Lavoro.

Lo ha stabilito la Corte di Cassazione, con una sentenza, la n. 22662/16 dell’8 novembre del 2016. In uno stralcio si legge infatti che:

“Non è soggetta alla disciplina dello Statuto dei diritti del lavoratore l’installazione di impianti e apparecchiature di controllo posti a tutela del patrimonio aziendale dalle quali non derivi la possibilità di controllo a distanza dell’attività lavorativa, né risulti in alcun modo compromessa la dignità e la riservatezza dei lavoratori”.

Questo significa che se non viene lesa in alcun modo la privacy del dipendente, gli impianti di videosorveglianza possono essere installati liberamente.

Quello che però ci interessa di più è il fatto che se le telecamere riprendono un atto illecito del dipendente (come può essere, ad esempio, un furto o altro del genere), le riprese possono essere utilizzate anche come prove in un eventuale procedimento giuridico.

Ora affronteremo un ultimo aspetto riservato alla videosorveglianza dei dipendenti da parte del datore di lavoro, e cioè: in quali casi quest’ultimo è sottoposto a sanzione?

Può videosorvegliare sempre lo stesso gruppo di lavoratori a loro insaputa?

Cosa succede se viene violata la legge in materia?

Scopriamolo insieme.

Le pene: dalle sanzioni all'arresto se non si rispetta la normativa

Ci siamo già occupati dei casi in cui è possibile videosorvegliare i dipendenti della propria azienda e delle modalità secondo cui è lecito farlo.

Abbiamo anche visto che prima di procedere in tal senso (installazione di videocamere in determinati ambienti) il datore di lavoro dovrà concordare le autorizzazioni necessarie con i sindacati competenti oppure con l’Ispettorato del Lavoro.

Ma cosa succede se tutto questo non avviene e l’imprenditore omette di seguire le normative e la Legge?

Nell’ipotesi in cui le videocamere vengano installate in maniera illegittima è prevista una sanzione, secondo la gravità, che va da 154 a 1549 euro, oppure l’arresto dai 15 giorni ad 1 anno.

In taluni casi il Giudice può anche decidere di infliggere pena detentiva ed ammenda insieme.

Quando si viene sanzionati o arrestati

A questo punto è lecito chiedersi quando scatta la sanzione o l’arresto.

In questi seguenti casi:

Quando il datore di lavoro (o l’azienda) non avverte i dipendenti della presenza di videocamere di sorveglianza (con palese violazione delle norme per la privacy).
Vanno ascritti alla violazione della privacy anche le situazioni di rilevanza dei dati sensibili. In pratica, è reato videosorvegliare il dipendente ricavando da tale sorveglianza informazioni sull’etnia di appartenenza, il credo religioso, il profilo psichico, le condizioni di salute, la vita sessuale o le opinioni politiche del dipendente stesso. Insomma, un datore di lavoro dovrà trovare altre strade, lecite, se desidera ottenere tali informazioni.
Quando uno stesso dipendente (o uno stesso gruppo di dipendenti) viene inquadrato costantemente, anche negli spazi ricreativi, ad esempio nei luoghi adibiti alla pausa pranzo o alla pausa caffè e alla pausa sigaretta. Una pausa sigaretta troppo lunga ripresa dalla videocamera di sorveglianza non costituisce alcuna prova di illecito da parte del dipendente!
Quando non si delineano esigenze lavorative, organizzative o di tutela del patrimonio aziendale.
Quando, infine, le immagini ricavate dalla videosorveglianza vengono utilizzate contro il lavoratore: in questo senso si entrerebbe anche nell’ambito del mobbing.

E se si ha un sospetto lecito su un dipendente?

L’eventualità che un datore di lavoro abbia dei sospetti su un dipendente è abbastanza frequente.

Come abbiamo visto negli articoli delle scorse settimane la videosorveglianza in azienda è lecita, purché si rientri in certi limiti.

Altrimenti il datore di lavoro può essere denunciato dai suoi dipendenti per violazione della privacy.

In sostanza: qualora anche il sospetto fosse fondato verso un dipendente, se la telecamera viene nascosta ed installata ad insaputa dei lavoratori, e senza un cartello che avverta della presenza di videosorveglianza, per la legge l’imprenditore avrebbe torto.

L’uso delle telecamere è infatti consentito in casi di “controlli difensivi” e per difendere il patrimonio aziendale, ma non deve scalfire la dignità personale del dipendente o del “sorvegliato”.

Per intenderci: non si possono installare telecamere nei bagni o negli ambienti di cui abbiamo già parlato.

E non si possono controllare gli spostamenti del dipendente minuto per minuto durante tutto l’arco della giornata lavorativa.

Va perciò sottolineato che l’intento “preventivo” del datore di lavoro di sventare un eventuale reato da parte del dipendente (o la sua fedeltà) attraverso la sorveglianza con telecamere si configura come un reato.